Todos hemos escuchado el término “Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo” y sabemos que involucra un gran número de componentes. Sin embargo, ¿Cuál es su definición? ¿Cómo opera? ¿Cuáles son sus componentes?
A continuación, encontrarás los aspectos más importantes para implementarlo en tu compañía.
¿Qué es el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo?
El Ministerio del Trabajo ha señalado que se trata de un proceso lógico y cíclico, cuyo objetivo es garantizar la aplicación de las medidas de seguridad y salud en el trabajo; mejorar el comportamiento de los trabajadores y las condiciones laborales; y prevenir y controlar eficaz y oportunamente los riesgos a los que están expuestos los trabajadores.
De conformidad con el artículo 2.2.4.6.1 del Decreto 1072 de 2015, el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo debe ser aplicado por todos los empleadores públicos y privados, los contratantes de personal bajo modalidad de contrato civil, comercial o administrativo, las empresas de servicios temporales y las organizaciones de economía solidaria, entre otros.
Este sistema se puede desarrollar a través de 4 etapas: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, en las cuales deberán establecerse los elementos y la estructura según las necesidades propias de cada compañía.
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¿Cómo se implementa el SG-SST?
Estas 4 etapas están definidas en el mismo Decreto 1072 de 2015, con el fin de que los empleadores o contratantes desarrollen un proceso que busque la mejora continua para la gestión de los riesgos que puedan afectar la Seguridad y la Salud en el Trabajo (SST). Aquí describiremos los elementos a tener en cuenta en cada etapa del proceso:
Etapa 1: Planificar
En este caso, son importantes los siguientes conceptos:
1. Política de SST
Se debe definir una política de Seguridad y Salud en el Trabajo que sea acorde con las necesidades y características de la empresa; determinar los objetivos de SST y establecer los recursos humanos, financieros y de infraestructura necesarios para implementar, revisar y mejorar la prevención y el control de los riesgos. Aquí también interviene la participación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST).
2. Revisión inicial
Es esencial realizar una evaluación inicial de la normatividad legal aplicable a la empresa, las condiciones de salud y sociodemográficas de los trabajadores y verificar qué mecanismos ya existen para el control de riesgos.
3. Involucrados en el SG-SST
Definir los roles y las responsabilidades de los miembros participantes del SG-SST de conformidad con la normatividad vigente. Ver Resolución 0312 de 2019
4. Programas
Establecer una programación de capacitaciones para los trabajadores en torno a la SST, además de un plan de trabajo anual y una matriz legal que contenga objetivos, metas, actividades, responsables, cronograma de actividades, lineamientos normativos y técnicos, y recursos necesarios para implementar el SG-SST en el marco de los estándares mínimos del Sistema.
5. Acceso a la documentación
El empleador deberá mantener disponibles y debidamente actualizados, entre otros, los siguientes documentos en relación con el SG-SST, según lo establecido en el artículo 2.2.4.6.12. del Decreto 1072 de 2015:
- La política y los objetivos de la empresa en materia de SST firmados por el empleador.
- Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua del SG-SST.
- La identificación anual de peligros y evaluación y valoración de los riesgos.
- El informe de las condiciones de salud, junto con el perfil sociodemográfico de la población trabajadora y según los lineamientos de los programas de vigilancia epidemiológica en concordancia con los riesgos existentes en la organización.
- El plan de trabajo anual en SST de la empresa, firmado por el empleador y el responsable del SG-SST.
- El programa de capacitación anual en SST, así como de su cumplimiento incluyendo los soportes de inducción y capacitaciones de los trabajadores dependientes, contratistas, cooperados y en misión.
- Los procedimientos e instructivos internos de SST.
- Registros de entrega de equipos y elementos de protección personal.
- Registro de entrega de los protocolos de seguridad, de las fichas técnicas cuando aplique y demás instructivos internos de SST.
- Los soportes de la convocatoria, elección y conformación del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo y las actas de sus reuniones o la delegación del Vigía de Seguridad y Salud en el Trabajo y los soportes de sus actuaciones.
- Los reportes y las investigaciones de los incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales de acuerdo con la normatividad vigente.
- La identificación de las amenazas junto con la evaluación de la vulnerabilidad y sus correspondientes planes de prevención, preparación y respuesta ante emergencias.
- Los programas de vigilancia epidemiológica de la salud de los trabajadores, incluidos los resultados de las mediciones ambientales y los perfiles de salud arrojados por los monitoreos biológicos, si esto último aplica según priorización de los riesgos.
- En el caso de contarse con servicios de médico especialista en medicina laboral o del trabajo, según lo establecido en la normatividad vigente, se deberá tener documentado lo anterior y los resultados individuales de los monitoreos biológicos.
- Formatos de registros de las inspecciones a las instalaciones, máquinas o equipos ejecutadas.
- La matriz legal actualizada que contemple las normas del Sistema General de Riesgos Laborales que le aplican a la empresa.
- Evidencias de las gestiones adelantadas para el control de los riesgos prioritarios.
Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía, o una combinación de estos y en custodia del responsable del desarrollo del SG-SST.
En relación con la conservación de los documentos, el artículo 2.2.4.6.13 indica que el empleador deberá conservar los registros y documentos que soportan el Sistema de manera controlada y garantizando que sean legibles y adicionalmente enlista aquellos que deben ser conservados por un periodo de 20 años contados desde la finalización de la relación laboral.
6. Evaluación de riesgos
Identificar y evaluar los posibles riesgos en el lugar de trabajo, teniendo en cuenta las actividades rutinarias y no rutinarias de todas las personas que tengan acceso al lugar de trabajo (incluyendo contratistas y visitantes); los peligros originados en las inmediaciones del lugar de trabajo; la infraestructura, equipamiento y los materiales en el lugar de trabajo; el diseño de las áreas laborales, los procesos, las instalaciones, el equipamiento, los procedimientos operativos y la organización del trabajo; entre otros.
Etapa 2: Hacer
Particularmente en esta etapa, hay tres procedimientos muy concretos a los que el empleador debe poner especial atención:
- La prevención, preparación y acciones de respuesta a las posibles emergencias.
- La evaluación de cambios internos o externos para la organización que puedan afectar de algún modo la implementación del SG-SST.
- Los procesos de contratación y el establecimiento de canales de comunicación eficientes sobre SST entre los responsables del sistema y los trabajadores.
Etapa 3: Verificar
En miras de la verificación adecuada del sistema, es clave:
- Hacer auditorías anuales o continuas del desarrollo de las actividades y la gestión.
- Contar con el apoyo del empleador o la alta dirección de la compañía, de tal manera que se revisen las acciones implementadas y se hagan los cambios o recomendaciones pertinentes.
- Investigar correctamente, a través de un equipo capacitado para tales fines, los accidentes de trabajo, incidentes y enfermedades laborales para facilitar su manejo adecuado, evitar la reincidencia y mantener la claridad de los procesos ante las autoridades competentes. Más adelante, se hallarán los detalles principales sobre accidentes de trabajo.
Etapa 4: Actuar
En este caso, se implementan directamente las acciones preventivas y correctivas necesarias dentro del SG-SST, así como se ejecuta la mejora constante de las actividades y procedimientos con base en los criterios de:
- Cumplimiento de los objetivos del SG-SST.
- La investigación de los incidentes, accidentes y enfermedades laborales.
- Las recomendaciones presentadas por los trabajadores y el COPASST.
- Los resultados de los programas de promoción y prevención.
- El resultado de la supervisión realizada por la alta dirección o el empleador.
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¿Qué factores están involucrados en el SG-SST?
Si bien se mencionaron varios factores en relación con la etapa de “actuar”, existen dos en particular que deben resaltarse: los accidentes de trabajo y el COPASST.
Accidentes de trabajo
Se considera como accidente de trabajo, conforme con la Ley 1562 del 2012, todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.
También es aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador o contratante en la realización de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo o el que ocurra cuando el trabajador o contratista se traslade desde su residencia al lugar de trabajo o viceversa, siempre y cuando sea el empleador quien le proporcione el transporte.
De igual manera, lo es el ocurrido en ejercicio de la función sindical, aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical, siempre que el accidente se produzca en cumplimiento de dicha función y el que se ocasione en la ejecución de actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren en misión.
¿A quién se debe reportar un accidente laboral?
Frente a la ocurrencia de un accidente -leve, grave o mortal-, corresponde al empleador realizar el respectivo reporte dentro de los dos (2) días hábiles siguientes de ocurrido ante la ARL y EPS, tal como lo dispone el artículo 62 del Decreto 1295 de 1994.
Ahora bien, de tratarse de accidentes graves o mortales, se debe informar a la Dirección Territorial del Ministerio del Trabajo de la situación en ese mismo lapso temporal.
COPASST
Conforme lo establece la Resolución 2013 de 1986, todas las empresas e instituciones, públicas o privadas que tengan a su servicio diez o más trabajadores están obligadas a conformar un Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo (COPASST).
Este comité estará compuesto por un número igual de representantes del empleador y de los trabajadores, con sus respectivos suplentes, de acuerdo con el tamaño de la compañía. Entre sus funciones, se encuentran:
- Motivar la promoción, divulgación e información sobre SST a través de las actividades para los trabajadores de la compañía.
- Realizar vigilancia activa de los programas de SST en los lugares de trabajo.
- Recibir e implementar sugerencias en las actividades según las inspecciones e investigaciones que realicen en los sitios de trabajo.
Conoce más sobre: Definición y principales funciones del COPASST
¿Cuál es la importancia del SG-SST en las organizaciones?
El SG-SST es clave para la mejora continua de los procesos y lugares de trabajo, pero cuenta también con varios beneficios como:
- La prevención de multas derivadas del incumplimiento legal en términos de SST.
- La identificación de los riesgos y posibilidades de accidente, enfermedad o incidente laboral con el fin de tomar acción preventiva y estar preparado para afrontarlos.
- La mejora de la reputación, la credibilidad y los procesos de la empresa.
- La generación y actualización del personal en cuanto a la prevención de accidentes en el trabajo.
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