POLITICA DE TRATAMIENTO EN MATERIA DE PROTECCION DE DATOS PERSONALES ÁLVAREZ LIÉVANO LASERNA S.A.S.

La empresa ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S comprometidos con el uso legal, el tratamiento de acuerdo con los fines establecidos y la seguridad y privacidad de la informacion que recolecte, almacene, use, circule o suprima, que contenga datos personales y en cumplimiento del mandato legal, establecido en la constitución política de Colombia en los artículos 15 y 20, la ley 1581 de 2012 “Disposiciones generales para la protección de datos personales”, el decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012” y el decreto 886 de 2014 “Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1581 de 2012, relativo al registro de base de datos” y el compromiso en cuanto al tratamiento de la informacion, establece medidas generales para garantizar los niveles de seguridad y privacidad adecuados para la protección de datos personales, con el fin de evitar posibles adulteraciones, perdidas, consultas, usos o accesos no autorizados, aplicable a los datos personales registrados en cualquier base de datos que administre la empresa y cuyo titular sea una persona natural.

CAPITULO I – DISPOSICIONES GENERALES

Artículo primero. DEFINICIONES. Para el cumplimiento del objetivo, se precisan los siguientes conceptos:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el Título IV de la ley 1266 de 2008.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Datos privados: Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Artículo segundo. OBJETIVO. Establecer los lineamientos para obtener la autorización de los titulares, efectuar el tratamiento de los datos personales, las finalidades de uso, los derechos que le asisten a los titulares, los canales de atención, así como los procedimientos internos recolectados por ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S.

Articulo tercero. ALCANCE. Esta política aplica para toda la información personal registrada en la base de datos de ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S.

Todos los funcionarios, contratistas y terceros que tengan relación con la empresa y que ejerzan tratamiento sobre la base de datos personales, deben cumplir con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de datos personales.

Articulo cuarto. PRINCIPIOS. Los principios que regirán la presente política y en general la recolección, uso y tratamiento de datos personales:

1. Legalidad: Deberán sujetarse las actuaciones a lo establecido en la ley.
2. Finalidad: El tratamiento de los datos personales recolectados por ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S. tendrá por objeto una finalidad la cual será comunicada a su titular.
3. Libertad: El tratamiento solo puede llevarse a cabo con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
4. Veracidad: Los datos personales que el titular suministre y a los cuales ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S de tratamiento, deberán ser veraces, completos, exactos, actualizados, comprobables y comprensibles. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error.
5. Transparencia: ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S garantizara el derecho de su titular de obtener información acerca de la existencia de los datos personales que le conciernan.
6. Acceso y circulación restringida: El tratamiento solo podrá hacerse por las personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
7. Seguridad: ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S, adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos objeto de tratamiento por la primer, en particular evitar su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de los datos personales se encuentran obligadas a garantizar la reserva de la información.

Articulo quinto. FINALIDADES.

1. Finalidades del tratamiento de datos personales: Cumplir con los objetivos y funciones establecidas en el decreto 4108 de 2011, ley 1562 de 2012, ley 1610 de 2013 y las establecidas en las demás disposiciones legales vigentes. Además, gestionar de manera oportuna y clara las solicitudes y consultas realizadas por las partes interesadas de la empresa relacionadas con la información general sobre lo misional, funciones, tramites, normatividad vigente, procesos, procedimientos y mecanismos de participación. Dar respuestas a consultas, reclamos, solicitud de actuación, rectificación o supervisión de datos.

2. Finalidades del tratamiento de datos personales de funcionarios: La empresa ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S. realiza el tratamiento de información personal de los funcionarios y su núcleo familiar con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. Tales finalidades incluyen:

• Vinculación de funcionarios
• Cumplir con los objetivos y actividades establecidas como afiliaciones de los funcionarios y sus beneficiarios (hijos, cónyuge, etc.)
• Elaboración de la nomina
• Cumplir con los objetivos y actividades establecidos en el SGSST.
• Expedir certificaciones laborales
• Realizar actividades administrativas como expedición de carnet, registros de huellas, expedición de tarjetas de ingreso, teletrabajo, entre otras.
• Publicaciones en la página web, realización de informes, eventos o capacitaciones.

3. Finalidad de tratamiento de datos personales de exfuncionarios: La empresa sirve como base para la expedición de certificaciones laborales de que trata el articulo 57, numeral 7 del código sustantivo del trabajo, a solicitud del exempleado. Y servir como histórico para las solicitudes de pensión e historia clínica ocupacional.

CAPITULO II – AUTORIZACION

Articulo sexto. AUTORIZACION. La recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de datos personales por parte de ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado de los titulares de los mismos. ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S., en su condición de responsable de tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares de los datos, a mas tardar en e momento de la recolección de sus datos, garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.

Articulo séptimo. FORMAS Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACION. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda evidenciar el consentimiento informado del titular de los datos personales.

Articulo octavo. PRUEBA DE LA AUTORIZACION. ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S. mantendrá registros o mecanismos necesarios para demostrar cuando y como se obtuvo la autorización por parte de los titulares de los datos personales para el tratamiento del mismo.

CAPITULO III – DERECHOS Y DEBERES

Articulo noveno. DERECHOS. De conformidad con lo establecido por el articulo 8 de la ley 1581 de 2012 y los artículos 21 y 22 del decreto 1377 de 2013, el titular de los datos personales tiene derecho:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento este expresamente prohibido o no se haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada por el responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el articulo 10 de la ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el responsable del tratamiento o encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la superintendencia de industria y comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cunado en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la superintendencia de industria y comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en condutas contrarias a esta ley y a la constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Articulo decimo. DEBERES. De conformidad con lo previsto en el articulo 17 de la ley1581 de 2012, ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S. se encuentra en la obligación de dar cumplimiento a los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicado de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley; Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley
10. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
11. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la superintendencia de industria y comercio.

CAPITULO IV – PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACION

Articulo decimo primero. DERECHO DE ACCESO. El derecho de acceso permite al interesado conocer y obtener gratuitamente información sobre sus datos de carácter personal sometidos a tratamiento al menos una vez cada mes calendario, cada vez que exijan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas. Es uno de los derechos que la ley 1581 de 2012 reconoce a las personas para que pueda controlar por si mismo el uso que se hace en sus datos personales, y en particular el derecho a obtener información sobre si esta siendo objeto de tratamiento y en su caso la finalidad del mismo, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos.

En caso de que se actúe como causahabiente, representante y/o apoderado deberá aportarse, además del documento de identidad un documento que acredite tal calidad.

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibido de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En el supuesto de que la solicitud no reúna los requisitos formales que exige la normativa en materia de protección de datos, se solicitara al interesado la subsanación de los mismos, con el fin de poder atender su derecho de acceso.

Articulo decimo segundo. DERECHO DE ACTUALIZACION, RECTIFICACION. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que son objeto de tratamiento por ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo. La solicitud de reclamo debe ser dirigida a ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S. o a los encargados del tratamiento, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El beneficiario puede solicitar la rectificación de los datos que considere inexactos o incompletos, debiendo aportar a tal efecto los documentos avalen su pretensión e indicar los datos que considere incorrectos o inexactos. Igualmente, el beneficiario puede solicitar la modificación o actualización de sus datos en el Fichero.

Articulo decimo tercero. DERECHO DE SUPRESION DE DATOS. El titular o sus causahabientes de los datos personales tiene el derecho de solicitar a ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S. la supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia a la empresa podrá negar el ejercicio del mismo cuando:

1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

Parágrafo 1. Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S. o sus encargados, de acuerdo al artículo 16 de la ley 1581 de 2012.

Articulo decimo cuarto. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION. Los titulares de los datos personales pueden revocar la autorización concedida en cualquier momento, exceptuando de lo anterior aquellos eventos en los cuales lo impida una disposición legal o contractual.

En todo caso, el titular deberá iniciar en su solicitud si se trata de una revocatoria total o parcial, ese ultimo cuando solo quiera eliminarse alguna de las finalidades para la cual se autorizo el tratamiento, escenario en el que el titular deberá indicar la finalidad que desea eliminar.

CAPITULO V – SEGURIDAD DE LA INFORMACION

Articulo decimo quinto. MEDIDAS DE SEGURIDAD. ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S. adoptara las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando así su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

CAPITULO VI – DISPOSICIONES FINALES

Articulo decimo sexto. DESIGNACION. ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S. designara a EL AREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA que se encargara de la protección de los datos personales, tramitara las solicitudes de los titulares, y garantizara el ejercicio de los derechos de los mismos.

Articulo decimo séptimo. VIGENCIA. Esta política de protección de datos personales ha sido aprobada y adoptada por la junta directiva de ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S. en sesión del 16 de enero de 2023 y con vigencia desde su aprobación.

JUNTA DIRECTIVA

ALVAREZ LIEVANO LASERNA S.A.S.

ENERO 2023