A la luz del ordenamiento jurídico colombiano, se prevé que el empleador puede sancionar disciplinariamente a los trabajadores a su cargo, cuando se compruebe que estos incumplan con los deberes generales, obligaciones y prohibiciones especiales contempladas en la ley, el reglamento interno de trabajo, contrato de trabajo, pacto o convención colectiva.
No obstante y previo a adoptar la decisión sancionatoria, la empresa debe citar a diligencia de descargos al trabajador, con el fin de garantizar su derecho al debido proceso, a la contradicción y a la defensa; dándole la oportunidad de controvertir y presentar las pruebas que considere pertinentes para desvirtuar los cargos que se le están imputados. Posteriormente, con las pruebas aportadas por el trabajador y las recaudadas por la empresa, se podrá determinar si hay lugar a la imposición de una sanción.
En efecto, el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, establece que antes de aplicar cualquier sanción disciplinaria, el empleador debe dar cumplimiento a un procedimiento mínimo regulado en dicha normativa, con el fin de garantizar el derecho al debido proceso de los trabajadores.
En ese sentido, en términos generales, el proceso disciplinario laboral busca escuchar la versión de los hechos del trabajador respecto de una presunta falta, con el fin de esclarecer la situación ocurrida y eventualmente imponer una sanción disciplinaria.
Es así como desde Álvarez Liévano Laserna deseamos exponer los aspectos más relevantes del proceso disciplinario para que éste pueda llevarse a cabo de acuerdo con los parámetros legales exigidos y teniendo en cuenta la Reforma Laboral – Ley 2466 de 2025.
¡Comencemos!
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¿Qué es un proceso disciplinario laboral?
El proceso disciplinario es el procedimiento interno que debe cumplir la empresa para investigar y esclarecer los hechos relacionados con presuntas irregularidades y/o faltas cometidas por los trabajadores en el desarrollo del contrato de trabajo. A través de este procedimiento se le da la oportunidad al trabajador de ser oído, controvertir las pruebas presentadas por el empleador y allegar las que estime convenientes, al cabo del cual el empleador podrá -o no- imponer una sanción disciplinaria.
Así las cosas, habrá lugar a un proceso disciplinario cuando se evidencie que un trabajador pudo haber incurrido en una falta o incumplimiento a las obligaciones y/o prohibiciones estipuladas en el reglamento interno de trabajo, contrato de trabajo, convención o pacto colectivo o cualquier política o procedimiento propio de la empresa.
Directrices para un proceso disciplinario laboral eficiente
El artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por la Ley 2466 de 2025, regula el procedimiento mínimo que deben cumplir los empleadores al momento de hacer un proceso disciplinario, a saber:
“Artículo 115. Procedimiento para aplicar sanciones. En todas las actuaciones para aplicar sanciones disciplinarias, se deberán aplicar las garantías del debido proceso, esto es, como mínimo los siguientes principios: dignidad, presunción de inocencia, in dubio pro disciplinado, proporcionalidad, derecho a la defensa, contradicción y controversia de las pruebas, intimidad, lealtad y buena fe, imparcialidad, respeto al buen nombre y a la honra, y non bis in idem. También se deberá aplicar como mínimo el siguiente procedimiento:
1. Comunicación formal de la apertura del proceso al trabajador o trabajadora.
2. La indicación de hechos, conductas u omisiones que motivan el proceso, la cual deberá ser por escrito.
3. El traslado al trabajador o trabajadora de todas y cada una de las pruebas que fundamentan los hechos, conductas u omisiones del proceso.
4. La indicación de un término durante el cual el trabajador o trabajadora pueda manifestarse frente a los motivos del proceso, controvertir las pruebas y allegar las que considere necesarias para sustentar su defensa el cual en todo caso no podrá ser inferior a 5 días. En caso de que la defensa del trabajador frente a los hechos, conductas u omisiones. que motivaron el proceso sea verbal, se hará un acta en la que se transcribirá la versión o descargos rendidos por el trabajador.
5. El pronunciamiento definitivo debidamente motivado identificando específicamente la(s) causa(s) o motivo(s) de la decisión.
6. De ser el caso, la imposición de una sanción proporcional a los hechos u omisiones que la motivaron.
7. La posibilidad del trabajador de impugnar la decisión”
En consecuencia, una vez verificada la posible comisión de una falta, el empleador comunicará la decisión de apertura de investigación al trabajador, mediante una citación formal y por escrito, indicando la fecha en la que deberá comparecer a rendir explicaciones sobre las conductas o faltas que se le imputan.
La anterior comunicación deberá contener el nombre completo del trabajador, los hechos objeto de investigación y la falta que se le imputa, la calificación provisional de las conductas como faltas disciplinarias y la posibilidad del trabajador de presentar las pruebas que considere pertinentes, así como el derecho que le asiste de ser acompañado por dos miembros de la organización sindical, de tratarse de un trabajador afiliado.
Ahora bien, sobre este último punto es importante destacar que con la Reforma Laboral se precisó que el trabajador afiliado podrá estar acompañado por dos miembros de la organización sindical, pero que sean trabajadores de la empresa.
Además, debe existir un traslado al imputado de las pruebas que fundamentan los cargos formulados.
En la diligencia de descargos el trabajador tiene derecho a ser oído y a controvertir las pruebas que se presenten en su contra y de la diligencia deberá quedar un acta formal, en la que se evidencien las respuestas que dio el trabajador a las preguntas formuladas.
Así mismo, se mantienen las obligaciones de emitir un pronunciamiento definitivo mediante un acto motivado y congruente y, en caso de imponerse una sanción, la misma deberá ser proporcional a la falta cometida.
Finalmente, la Reforma Laboral previó la obligación de que se le debe garantizar al trabajador la posibilidad de impugnar la decisión.
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Aspectos a tener en cuenta del Proceso disciplinario laboral en Colombia desde una mirada experta
Desde Álvarez Líevano Laserna consideramos fundamental tener en cuenta los siguientes aspectos de cara a los procesos disciplinarios:
- La citación a diligencia de descargos debe constar por escrito, señalando expresamente la fecha, el lugar y la hora en la cual debe comparecer el trabajador para rendir sus descargos, precisando los motivos por los cuales pudo presentarse el incumplimiento y establecer la posibilidad de que se haga acompañar por dos representantes del sindicato cuando existiere afiliación del inculpado a alguna organización sindical.
- El traslado del acervo probatorio debe ser realizado con la citación a la diligencia de descargos.
- Con la reforma laboral en la citación a descargos debe incluirse “La indicación de un término durante el cual el trabajador o trabajadora pueda manifestarse frente a los motivos del proceso, controvertir las pruebas y allegar las que considere necesarias para sustentar su defensa el cual en todo caso no podrá ser inferior a 5 días”.
- La empresa deberá notificar por escrito al trabajador sobre las medidas que se vayan a adoptar, ya sea para el archivo del proceso disciplinario o la imposición de la medida disciplinaria.
- El empleador debe motivar la medida disciplinaria adoptada señalando los hechos que generaron el incumplimiento de las obligaciones legales, contractuales, convencionales y/o reglamentarias del trabajador.
- Frente a la doble instancia en el proceso disciplinario, con la Ley 2466 de 2025 se hace necesario garantizar el derecho a la impugnación.
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El principio de inmediatez
Otro aspecto a considerar en la realización de un proceso disciplinario es la aplicación del principio de inmediatez, pues su importancia radica en que para llamar a descargos y aplicar una sanción disciplinaria o tomar una determinación de dar por terminado su contrato de trabajo ante la configuración de una justa causa, es necesario que se obre de manera oportuna. Siendo así, una vez conocidos por el empleador los hechos que configuran la presunta falta disciplinaria se debe proceder con la mayor brevedad posible a dar apertura formal al proceso disciplinario.
Frente este aspecto,la Ley 2466 de 2025 precisó “Parágrafo 1°. Este procedimiento deberá realizarse en un término razonable atendiendo al principio de inmediatez, sin perjuicio de que esté estipulado un término diferente en Convención Colectiva, Laudo Arbitral o Reglamento Interno de Trabajo”.
Sin embargo, eso no es novedoso, pues la Corte Suprema de Justicia ha señalado de antaño que la ausencia de tal principio de manera injustificada supone que el empleador exculpó o condonó la falta del trabajador, rompiendo así el nexo causal que debe mediar entre la falta y la sanción a imponer o la decisión de dar por terminado el contrato de trabajo con justa causa. (Sentencia del 5 de diciembre de 2018, Exp. 61157, M.P. Martín Emilio Beltrán)
Así, para evaluar el nexo causal que debe existir entre la fecha de comisión de la falta y la fecha en que se impone una sanción o se toma la decisión de dar por terminado el contrato de trabajo con justa causa, ni la ley ni la jurisprudencia han cuantificado el tiempo necesario para que se considere que no se quebrantó el principio de inmediatez, considerando que debe ser en un término razonable los cuales se valorarán acudiendo a parámetros objetivos.
Si bien el término “razonable” no resulta ser tan claro, lo que ha pretendido la jurisprudencia de la Alta Corporación es que se verifiquen las circunstancias de cada caso en particular, puesto que habrá situaciones en las que medie un término en el que el empleador investigue lo sucedido y se cerciore suficientemente acerca de la forma como ocurrieron los hechos constitutivos de la violación del contrato, y asimismo sobre otras circunstancias que puedan tener influencia en la decisión que vaya a tomar.
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