Reglamento Interno de Trabajo en Colombia: Una guía esencial para empleadores

En un entorno empresarial cada vez más competitivo y regulado, la claridad en las políticas y procedimientos internos no es solo una ventaja, sino una necesidad. Así, el Reglamento Interno de Trabajo (en adelante “RIT”) es una herramienta invaluable para los empleadores en Colombia, pues si bien es de obligatoria implementación, es un documento que puede aprovecharse para establecer con claridad las “reglas de juego” en el ámbito laboral.

A través de este blog, explicaremos cómo el RIT puede beneficiar a tu empresa, los elementos esenciales que debe contener y los pasos para su efectiva implementación y mantenimiento.

¿Qué es el RIT y por qué es importante para tu empresa?

El Reglamento Interno de Trabajo (RIT) es el conjunto de reglas que, en términos generales, regulan las condiciones de trabajo y los derechos y obligaciones de los trabajadores y empleadores dentro de una empresa en Colombia. Este documento es crucial, pues actúa como una brújula que guía la conducta y las expectativas de trabajo, tanto de empleadores como de empleados, estableciendo un entendimiento claro de lo que se espera en el marco de las relaciones laborales. Para el empleador, tener un RIT bien definido mejora el ambiente de trabajo y aumenta la eficiencia al establecer reglas claras sobre la operación diaria y las expectativas de la empresa.

Marco legal del RIT en Colombia

En Colombia, la creación e implementación del RIT está regulada en el Código Sustantivo del Trabajo (CST), especialmente en los artículos del 104 al 114. En efecto, de conformidad con el artículo 105 de dicha codificación, todo empleador que ocupe más de cinco (5) trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales, o más de diez (10) en empresas industriales, o más de veinte (20) en empresas agrícolas, ganaderas o forestales, está obligado a tener un Reglamento Interno de Trabajo en el que se establezcan las normas generales que, junto con el contrato individual de trabajo, regulan la relación laboral, especialmente en lo que tiene que ver con las jornadas de trabajo, obligaciones y prohibiciones especiales para las partes, escala de faltas y sanciones disciplinarias, procedimientos disciplinarios, orden jerárquico de la empresa y normas relativas al acoso laboral.

Beneficios del RIT para los empleadores: Fomenta un ambiente laboral claro y una guía tanto para empleadores como trabajadores

El Reglamento Interno de Trabajo (RIT) es fundamental para establecer un marco de operaciones dentro de cualquier empresa. Al definir claramente las políticas, procedimientos y expectativas, el RIT asegura que todos los empleados estén al tanto de sus responsabilidades y de las normas laborales en el lugar de trabajo. Este nivel de claridad reduce las ambigüedades y fomenta una cultura de transparencia y responsabilidad, donde los empleados entienden lo que se espera de ellos y lo que pueden esperar a cambio de la empresa.

En ese sentido y al contar una empresa con un RIT claro y detallado, permite a los empleadores y a los trabajadores contar con una guía que podrán consultar para conocer: horarios de trabajo, proceso disciplinario, tratamiento del acoso laboral, entre otras condiciones que regulan el día a día de las relaciones de trabajo.

Elementos clave que todo RIT debe incluir

¿Qué debe contener el RIT de acuerdo con la ley?

El artículo 108 del CST señala que el RIT debe contener como mínimo:

1. Indicación del empleador y del establecimiento o lugares de trabajo comprendidos por el reglamento.
2. Condiciones de admisión, aprendizaje y período de prueba.
3. Trabajadores accidentales o transitorios.
4. Horas de entrada y salida de los trabajadores; horas en que principia y termina cada turno si el trabajo se efectúa por equipos; tiempo destinado para las comidas y períodos de descanso durante la jornada.
5. Horas extras y trabajo nocturno; su autorización, reconocimiento y pago.
6. Días de descanso legalmente obligatorio; horas o días de descanso convencional o adicional; vacaciones remuneradas; permisos, especialmente lo relativo a desempeño de comisiones sindicales, asistencia al entierro de compañeros de trabajo y grave calamidad doméstica.
7. Salario mínimo legal o convencional.
8. Lugar, día, hora de pagos y período que los regula.
9. Tiempo y forma en que los trabajadores deben sujetarse a los servicios médicos que el empleador suministre.
10. Prescripciones de orden y seguridad.
11. Indicaciones para evitar que se realicen los riesgos profesionales e instrucciones, para prestar los primeros auxilios en caso de accidente.
12. Orden jerárquico de los representantes del empleador, jefes de sección, capataces y vigilantes.
13. Especificaciones de las labores que no deben ejecutar los menores.
14. Normas especiales que se deben guardar en las diversas clases de labores, de acuerdo con la edad y el sexo de los trabajadores, con miras a conseguir la mayor higiene, regularidad y seguridad en el trabajo.
15. Obligaciones y prohibiciones especiales para el empleador y los trabajadores.
16. Escala de faltas y procedimientos para su comprobación; escala de sanciones disciplinarias y forma de aplicación de ellas.
17. La persona o personas ante quienes se deben presentar los reclamos del personal y tramitación de éstos, expresando que el trabajador o los trabajadores pueden asesorarse del sindicato respectivo.
18. Prestaciones adicionales a las legalmente obligatorias, si existieran.
19. Publicación y vigencia del reglamento.

Además,  es importante tener en cuenta que el artículo 109 establece cuáles son las cláusulas ineficaces, en los siguientes términos: “No producen ningún efecto las cláusulas del reglamento que desmejoren las condiciones del trabajador en relación con lo establecido en las leyes, contratos individuales, pactos, convenciones colectivas o fallos arbitrales, los cuales sustituyen las disposiciones del reglamento en cuanto fueren más favorables al trabajador”.

Aspecto trascendental: obligaciones y prohibiciones especiales de los trabajadores, faltas graves y procedimientos disciplinarios

Es importante que las empresas cuenten con obligaciones y prohibiciones especiales para sus trabajadores claras, las cuales no solo deben limitarse a las dispuestas en el CST, sino aquellas que se adapten a la naturaleza y actividad comercial de la empresa y las operaciones particulares que se ejecuten. Asimismo, estipular las faltas graves que se adecuen a las necesidades corporativas.

No olvides leer nuestro blog sobre la última interpretación jurisprudencial sobre las faltas graves.

Además, se debe contar con un proceso disciplinario que se ajuste a las previsiones del Código Sustantivo del Trabajo y la jurisprudencia constitucional, garantizando el debido proceso y derecho de defensa, pero aclarando que no es necesario u obligatorio establecer términos particulares o precisos en este proceso.

Horarios de trabajo

Tener claridad en los horarios de trabajo es fundamental no solo para los empleadores, sino también para los trabajadores.

Así, las empresas podrán exigir el cumplimiento puntual de un horario si el mismo está correctamente estipulado en el RIT e, igualmente, la inclusión de este acápite es precisamente el que permite la solicitud de autorización de horas extras ante el Ministerio del Trabajo.

Sin embargo, es importante reiterar que los horarios de trabajo deben cumplir con las previsiones de la Ley 2101 de 2021.

Para los trabajadores, conocer con claridad y de manera específica su jornada de trabajo es importante para organizar su vida laboral y personal y cumplir con las expectativas del empleador sin incurrir en incumplimientos.

Creación e implementación del RIT

Los pasos establecidos por la Ley 1429 de 2010 para la publicación del Reglamento Interno de Trabajo (RIT) son fundamentales para garantizar la transparencia y el cumplimiento normativo en las relaciones laborales. Estos pasos incluyen:

• Fijación del RIT en cartelera: Conforme al artículo 119 del Código Sustantivo del Trabajo, es imperativo que el RIT sea fijado en un lugar visible de la empresa, permitiendo así que los trabajadores tengan acceso directo a su contenido. Esta medida busca asegurar que todos los empleados estén informados sobre las normativas internas que rigen su relación laboral.
• Publicación de la circular interna: Además de la fijación en cartelera, la empresa debe publicar una copia de la circular interna, la cual según lo establecido por el artículo 119 del CST, debe ser enviada a todos los trabajadores, asegurando una difusión amplia y efectiva del contenido del RIT.
• Verificación de la publicación en múltiples sitios: La Ley 1429 de 2010, en concordancia con el artículo 119 del CST, exige que la publicación del RIT se lleve a cabo en al menos dos lugares visibles de la empresa. En caso de existir múltiples lugares de trabajo separados, la publicación debe realizarse en cada uno de ellos, garantizando así que todos los empleados tengan acceso a la información pertinente.

Es importante destacar que, si bien se reconoce la conveniencia de los medios virtuales para la comunicación interna y publicación del RIT, la normativa vigente establece la obligatoriedad de llevar a cabo una publicación física de este reglamento. Esta medida, respaldada por el Ministerio de Trabajo, asegura que se cumpla con el debido proceso y se respeten los derechos de los trabajadores, tal como lo ha indicado en conceptos como el No. 08SE018120300000026630 y el No. 11EE2019120300000039687.

En relación con la fecha de entrada en vigencia, según lo dispuesto en el artículo 119 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), el RIT comienza a aplicarse desde el momento de su publicación en la cartelera y la notificación a los trabajadores mediante la circular interna. Sin embargo, es importante tener en cuenta que los trabajadores no sindicalizados, así como las organizaciones sindicales, tienen un plazo de 15 días hábiles para objetar su contenido luego de que se publican las carteleras y la circular. En caso de no llegar a un acuerdo, el Ministerio de Trabajo intervendrá y ordenará las modificaciones pertinentes en un plazo de 15 días hábiles.

Conclusiones: El RIT como Herramienta de Gestión Empresarial

El Reglamento Interno de Trabajo no debe percibirse meramente como una obligación legal impuesta a los empleadores en Colombia. Más allá de su papel en la cumplimentación de los requisitos normativos, el RIT emerge como una poderosa herramienta de gestión empresarial que ofrece numerosos beneficios tanto para el empleador como para los empleados. Al reflexionar sobre su importancia y aplicación práctica, se destacan varios aspectos clave:

• Establecimiento de un marco de trabajo claro: Al definir las normas de conducta, procedimientos disciplinarios, y políticas de horarios y permisos, entre otras reglas, el RIT establece un marco de trabajo claro y transparente.
• Constituye una guía para las partes de la relación de trabajo: Esto contribuye a crear un ambiente laboral ordenado, donde tanto empleados como gerentes comprenden sus derechos y responsabilidades.
• Adaptabilidad y actualización continua: El RIT es un documento vivo que debe adaptarse a los cambios en la legislación laboral, las condiciones del mercado, y las necesidades de la empresa. Esta flexibilidad asegura que el reglamento siga siendo relevante y efectivo a lo largo del tiempo.