La contratación de trabajadores extranjeros en Colombia exige el cumplimiento estricto de las normas migratorias del Ministerio de Relaciones Exteriores (Resolución 5477 de 2022) y de los reportes laborales obligatorios en las plataformas SIRE y RUTEC. Vincular talento internacional de forma legal requiere la asignación adecuada del tipo de visa (Visitante V, Migrante M o Residente R) y el registro oportuno ante las autoridades migratorias para evitar sanciones administrativas.
A continuación, explicamos en detalle los requisitos de visado, los plazos de reporte y las mejores prácticas para contratar personal extranjero sin riesgos legales.
Puntos clave de la normativa laboral para extranjeros en Colombia:
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Visas y Permisos: Regulados por la Resolución 5477 de 2022 (pueden otorgar permiso de trabajo abierto o cerrado según el visado).
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Reporte SIRE: Registro ante Migración Colombia en un plazo máximo de 15 días calendario al inicio o fin del contrato.
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Registro RUTEC: Inscripción ante el Ministerio del Trabajo dentro de los 120 días calendario posteriores a la vinculación.
Marco legal para la contratación de trabajadores extranjeros en Colombia
Visas y permisos de trabajo según la legislación colombiana
Uno de los primeros pasos en la contratación de extranjeros es asegurarse de que el candidato cuente con la visa adecuada que le permita trabajar en el país. Según la normativa actual del Ministerio de Relaciones Exteriores, esto es, la Resolución 5477 de 2022, existen tres tipos principales de visas:
- Visa Tipo V (Visitante): El Ministerio de Relaciones Exteriores podrá otorgar la visa tipo “V” al extranjero que desee visitar una o varias veces el territorio nacional para el desarrollo de alguna de las actividades descritas en la Sección 2 del Capítulo 2 de la Resolución. Es importante tener en cuenta que el extranjero de aquellas nacionalidades no exentas de visa para corta estancia determinadas mediante resolución, que haya ingresado con visa tipo V, no podrá solicitar el cambio de tipo de visa a Migrante o Residente Permanente (R) dentro del territorio nacional. En cuanto a la posibilidad de laborar en el país, las visas tipo V que conceden permiso de trabajo lo limitan exclusivamente para el evento, proyecto, embarcación, práctica, misión, oficio o cargo y entidad con la cual se otorgue la visa de visitante, según corresponda.
- Visa Tipo M (Migrante): El Ministerio de Relaciones Exteriores podrá otorgar la visa tipo M, con una vigencia de hasta tres (3) años, al extranjero que desee establecerse temporalmente en el país en función de las características y requisitos que se señalan en la Sección 2 del Capítulo 3 de la Resolución. El permiso de trabajo que otorgan algunas categorías de esta visa, de acuerdo con lo indicado en la norma, será válido por el mismo tiempo de vigencia de la visa. Asimismo, el extranjero y la persona jurídica que lo vincule deberán cumplir las normas colombianas en materia laboral, el Código Sustantivo del Trabajo, las normas sobre seguridad social y las normas concernientes al control migratorio del territorio nacional.
- Visa Tipo R (Residente): El Ministerio de Relaciones Exteriores podrá otorgar la visa de Residente Permanente al extranjero que desee establecerse permanentemente en el territorio nacional, con arreglo a las condiciones y requisitos específicos que se encuentran delimitados en la Sección 2 del Capítulo 4 de la Resolución 5477 de 2022. Además, debe tenerse en cuenta que salvo en el caso de los pensionados, esta visa otorga permiso abierto de trabajo y permite a su titular realizar cualquier actividad lícita en el territorio nacional, sin perjuicio por supuesto del cumplimiento de las normas previstas para el ejercicio de una profesión o actividad regulada.
No obstante lo anterior, es importante tener en cuenta que cada caso debe analizarse de manera concreta con el fin de verificar qué tipo de visa es la que corresponde. Igualmente no puede perderse de vista que cada tipo de visado, dentro de cada categoría, contempla un permiso de trabajo diferente, el cual podrá ser abierto o cerrado, siendo que este último está limitado al desarrollo de la actividad que se reportó al momento de la solicitud.
Por último, y sin perjuicio de la anterior aclaración, se resaltan tres tipos de visa en particular:
- Visa M Migrante Mercosur: Para nacionales de los Estados partes del “Acuerdo sobre Residencia para nacionales de los Estados Partes del Mercosur, Bolivia y Chile”, en aplicación del principio de la reciprocidad. Esta visa equivale a la visa de Residente Temporal establecida en dicho instrumento. Esta visa permite acumular tiempo para la Visa de Residente en los términos que establece la ley. La visa tiene una vigencia de 2 años y tendrá un permiso de trabajo abierto, es decir, permite a su titular realizar cualquier actividad lícita en el territorio nacional, sin perjuicio del cumplimiento de las normas previstas para el ejercicio de una profesión o actividad regulada.
- Visa M Migrante Andino: Para nacionales de alguno de los Estados partes del “Estatuto Migratorio Andino”, en aplicación del principio de la reciprocidad. Esta visa permite acumular tiempo para la Visa de Residente en los términos de la ley. Esta visa tiene una vigencia de 2 años y tendrá permiso de trabajo abierto, es decir, permite a su titular principal realizar cualquier actividad lícita en el territorio nacional, sin perjuicio del cumplimiento de las normas previstas para el ejercicio de una profesión o actividad regulada.
- Visa V Asistencia Técnica: Para prestar asistencia técnica a persona jurídica en Colombia. Este visado, entre otros requisitos, requiere: (i) Presentar formato resumen de contrato que establezca el Ministerio de Relaciones Exteriores, firmado por la persona jurídica requirente del servicio y el extranjero solicitante de visa y (ii) La Autoridad de Visas e Inmigración podrá exigir la presentación del contrato original en los casos en que se requiera verificar en detalle las actividades y responsabilidades a las que se obliga el extranjero. La visa se concede por un término hasta de dos años, así: La permanencia en el territorio nacional será de máximo ciento ochenta (180) días calendario, continuos o discontinuos, improrrogables en cada trescientos sesenta y cinco (365) días calendario desde la expedición de la visa. En cuanto al permiso de trabajo, esta visa permite ejercer únicamente la actividad registrada y autorizada en la visa, y exclusivamente para la persona jurídica requirente.
Obligación de registro en el RUTEC y SIRE
De acuerdo con las normas migratorias vigentes en Colombia, en la medida en que una empresa contrata a un trabajador extranjero debe reportar esta vinculación en el SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA REPORTE DE EXTRANJEROS – SIRE, aviso que debe darse dentro de los 15 días calendario siguientes al inicio o finalización del vínculo contractual.
Adicionalmente, y desde el año 2018, los trabajadores y contratistas extranjeros deben ser registrados en el Registro Único de Trabajadores Extranjeros en Colombia – RUTEC-, plataforma dispuesta por el Ministerio de Trabajo, que en los términos del artículo 2° de la Resolución 4386 de 2018, tiene como finalidad obtener información de la inmigración laboral en el país como insumo para la construcción de la política migratoria laboral y cuya inscripción es obligatoria por parte de los empleadores que contraten personas extranjeras en territorio colombiano.
Así, de acuerdo con el artículo 4 sobre la inscripción en el RUTEC, esta debe realizarse en un plazo no mayor a 120 días calendario, siguientes a la celebración del contrato o desde la vinculación del extranjero. Ahora, el registro debe actualizarse cuando finalice la vinculación o contratación del trabajador extranjero o se presente cualquier evento que modifique la actividad económica, o cuando el trabajador cambie de manera permanente su residencia, a más tardar dentro de los 30 días calendario siguientes al hecho que genera la novedad.
Afiliación al Sistema de Seguridad Social para Trabajadores Extranjeros
Todo trabajador extranjero vinculado mediante contrato de trabajo en Colombia goza de los mismos derechos laborales que un nacional, lo que implica la obligación absoluta del empleador de afiliarlo al Sistema Integral de Seguridad Social desde el primer día de labores (artículo 15 de la Ley 100 de 1993 y Código Sustantivo del Trabajo).
Requisitos y documentos para la afiliación
Para realizar la afiliación en las Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP), Entidades Promotoras de Salud (EPS) y Administradoras de Riesgos Laborales (ARL), la empresa debe solicitar al trabajador uno de los siguientes documentos de identificación válidos:
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Cédula de Extranjería (CE): Documento principal expedido por Migración Colombia tras la obtención de la visa correspondiente.
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Permiso de Protección Temporal (PPT): Válido como documento de identificación para ciudadanos venezolanos bajo el Estatuto Temporal de Protección.
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Pasaporte: Únicamente permitido de forma transitoria para ciertos esquemas de vinculación o aportes específicos según la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes).
Consideraciones clave sobre el pago de aportes
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Aportes obligatorios: El empleador debe cotizar Salud (12.5%), Pensión (16%) y ARL (según el nivel de riesgo), exactamente en las mismas proporciones que con un empleado colombiano.
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Exención opcional de cotización a Pensión: Los trabajadores extranjeros que ya se encuentren cotizando en su país de origen o que estén amparados por un Convenio Internacional de Seguridad Social (ej. Convenio Iberoamericano o convenios bilaterales con España, Chile, Uruguay, Argentina, entre otros) pueden solicitar la exención de aportes a pensión en Colombia, previa convalidación del certificado de cotización exterior.
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Imposibilidad de renuncia: El trabajador extranjero no puede renunciar voluntariamente al sistema de seguridad social colombiano si presta sus servicios bajo subordinación dentro del territorio nacional.
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Sanciones por Contratar Extranjeros de Manera Irregular en Colombia
El incumplimiento de las normas laborales o migratorias al vincular personal extranjero conlleva graves consecuencias económicas y administrativas tanto para la empresa (persona jurídica) como para sus representantes legales. Las autoridades encargadas de vigilar y sancionar son Migración Colombia, el Ministerio del Trabajo y la UGPP.
1. Sanciones de Migración Colombia (Decreto 1067 de 2015)
Migración Colombia puede imponer multas administrativas expresadas en Unidades de Valor Tributario (UVT) o salarios mínimos por las siguientes infracciones:
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Vincular a un extranjero sin la visa adecuada o sin permiso de trabajo: Multas que van desde 5 hasta 500 SMMLV por cada trabajador irregular.
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No reportar la vinculación o desvinculación en el SIRE: No realizar la notificación dentro de los 15 días calendario genera multas que oscilan entre 1 y 15 SMMLV.
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Faltar a la obligación de facilitar la repatriación: Si finaliza la relación laboral con un extranjero cuya visa exigía compromiso de retorno por parte del contratante, el empleador debe asumir los costos del tiquete de salida del país.
2. Sanciones del Ministerio del Trabajo y la UGPP
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Sanciones por falta de registro en el RUTEC: La omisión del registro o la falta de actualización dentro de los 120 días calendario expone al empleador a investigaciones administrativas e inspecciones laborales por parte del MinTrabajo.
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Evasión o elusión de Seguridad Social (UGPP): Contratar extranjeros «por fuera de nómina» o no pagar los aportes a seguridad social genera procesos de fiscalización por parte de la UGPP, que imponen multas de hasta el 200% del valor de los aportes omitidos, más los intereses moratorios correspondientes.
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Mejores prácticas para contratar trabajadores extranjeros en su empresa
Planificación del proceso migratorio
La contratación de personal extranjero no debe ser improvisada. Es recomendable que las empresas planifiquen con antelación todos los aspectos relacionados con la obtención de visas, permisos de trabajo y registros migratorios. Esto no solo evitará problemas legales, sino que también facilitará la integración del trabajador en la organización.
Asesoría legal especializada para contratación de trabajadores extranjeros
Para mitigar los riesgos de sanciones y garantizar el cumplimiento normativo en la contratación de trabajadores extranjeros, contar con el respaldo de Álvarez Liévano Laserna resulta ser la mejor decisión estratégica; la firma actúa como su aliado legal especializado en derecho laboral y migratorio para estructurar procesos de contratación eficientes, proteger sus operaciones frente al régimen sancionatorio y permitir que su empresa aproveche plenamente el potencial competitivo del talento extranjero en Colombia de manera fluida y totalmente legal.