Las vacaciones son un derecho de los trabajadores establecido por la legislación laboral colombiana. Sin embargo, como empleador, es crucial comprender los detalles de su regulación para poder gestionarlas de manera eficiente, asegurando el cumplimiento de las leyes sin que esto afecte la operatividad de la empresa. En este artículo, abordaremos las obligaciones que como empleador tienes en cuanto a las vacaciones, brindando recomendaciones claras para optimizar este proceso.
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¿Qué son las vacaciones?
De acuerdo con el Código Sustantivo del Trabajo (CST), todo trabajador que hubiere prestado sus servicios durante un año tiene derecho a 15 días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas.
En ese orden, las vacaciones constituyen un descanso remunerado al que tienen derecho todos los trabajadores con contrato de trabajo y que hubiesen laborado por el periodo de un año.
¿Quién define la época de vacaciones?
Aunque el trabajador tiene derecho a gozar de sus vacaciones, es el empleador quien decide el período de disfrute de las mismas, de acuerdo con la necesidad operativa de la empresa. Según el artículo 187 del Código Sustantivo del Trabajo, el empleador tiene la facultad de determinar cuándo será el período de vacaciones, siempre y cuando se comunique con al menos 15 días de anticipación.
Es importante precisar que de conformidad con la jurisprudencia laboral, por ejemplo en la sentencia de la Corte Suprema de Justicia SL5287-2019, los 15 días de preaviso para la programación de vacaciones se contabilizan en días calendario. En efecto, en esta sentencia se señaló:
«Desde este ángulo, esta Corte ha sostenido que ciertos plazos referidos al contrato de trabajo, tales como el preaviso de 30 días de terminación del contrato a término fijo (CSJ SL 3613, 28 feb. 1990, CSJ SL 33615, 23 sep. 2008) o el aviso de 15 días de despido por las justas causas de los numerales 9.° a 15 del literal a), artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo, son comunes o calendario (CSJ SL 2739, 16 mar. 1989).«
En todo caso, es importante precisar que, en la práctica, usualmente son los trabajadores quienes solicitan el disfrute de determinados días de sus vacaciones causadas y el empleador decide si aceptar o no tal solicitud, lo cual no requiere el preaviso de 15 días -a menos que en algún procedimiento interno se estipule un término- y es una opción legalmente válida.
¿Existe un número mínimo de vacaciones al año que deba disfrutarse?
Para las empresas podría ser recomendable conceder a sus trabajadores un período de vacaciones no inferior a seis (6) días hábiles continuos al año, conforme lo dispuesto en el artículo 190 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) que señala que:
«1. En todo caso, el trabajador gozará anualmente, por lo menos de seis (6) días hábiles continuos de vacaciones, los que no son acumulables. 2. Las partes pueden convenir en acumular los días restantes de vacaciones hasta por dos años. 3. La acumulación puede ser hasta por cuatro (4) años, cuando se trate de trabajadores técnicos, especializados, de confianza, de manejo o de extranjeros que presten sus servicios en lugares distintos a los de la residencia de sus familiares. 4. Si el trabajador goza únicamente de seis (6) días de vacaciones en un año, se presume que acumula los días restantes de vacaciones a las posteriores, en términos del presente artículo.»
Así, en virtud de la facultad legal que tiene el empleador para fijar las fechas de disfrute de las vacaciones de los trabajadores de manera unilateral, se recomienda garantizar un período mínimo de seis (6) días hábiles continuos.
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Recomendación para un manejo eficiente de las vacaciones
Como empleador, es importante planificar las vacaciones de los empleados con antelación. De esta manera, puedes garantizar que la empresa no se vea afectada por ausencias imprevistas. A continuación, algunas recomendaciones clave:
- Establecer un calendario de vacaciones: Tener un sistema claro de planificación para los descansos de los empleados facilita la organización dentro de la empresa y evita sorpresas.
- Fomentar la toma de vacaciones: Incentivar a los empleados a que disfruten de su tiempo de descanso puede mejorar el ambiente laboral y aumentar la productividad.
- Anticiparse a las solicitudes: Si un trabajador solicita tomar sus vacaciones en fechas específicas, evalúa la solicitud con antelación y analiza las necesidades operativas de su área de trabajo. Si bien el empleador es quien determina si concede las vacaciones, es posible llegar a acuerdos con sus trabajadores.
La compensación de las vacaciones
Sobre el particular, es importante indicar que el artículo 189 del Código Sustantivo del Trabajo modificado por el artículo 20 de la Ley 1429 de 2010 establece que se pueden compensar en dinero hasta la mitad de las vacaciones por acuerdo entre la empresa y el trabajador, en virtud de su previa solicitud.
No obstante, el artículo 2.2.1.2.2.3. del Decreto 1072 de 2015 dispone que “Cuando para los mayores de diez y ocho (18) años se autorice la compensación en dinero hasta por la mitad de las vacaciones anuales, este pago solo se considerará válido si al efectuarlo el empleador concede simultáneamente en tiempo al trabajador los días no compensados de vacaciones”.
Así, un trabajador podrá solicitar la compensación en dinero hasta de la mitad de las vacaciones anuales, siempre y cuando el empleador conceda simultáneamente en tiempo al trabajador los días no compensados en vacaciones, pues solo con la aplicación de esta regla, “el pago se considerará válido”.
En otras palabras, atendiendo a la redacción literal de la norma, la compensación en dinero de vacaciones resulta procedente siempre que de manera concomitante se disponga el disfrute en tiempo de los días no susceptibles de ser compensados. Ello, máxime considerando que la norma no prevé la posibilidad de “acumular o guardar” los días de vacaciones no compensados anualmente, pues precisamente el objetivo es que el trabajador disfrute efectivamente del descanso.
La acumulación de vacaciones
El artículo 190 del Código Sustantivo del Trabajo, establece las siguientes reglas respecto de la acumulación de vacaciones:
- El trabajador gozará anualmente, por lo menos de seis (6) días hábiles continuos de vacaciones, los que no son acumulables.
- Las partes pueden convenir en acumular los días restantes de vacaciones hasta por dos años.
- La acumulación puede ser hasta por cuatro (4) años, cuando se trate de trabajadores técnicos, especializados, de confianza, de manejo o de extranjeros que presten sus servicios en lugares distintos a los de la residencia de sus familiares.
- Si el trabajador goza únicamente de seis (6) días de vacaciones en un año, se presume que acumula los días restantes de vacaciones a las posteriores.
La liquidación de las vacaciones
Para entender cómo se liquidan las vacaciones es importante diferenciar las disfrutadas en tiempo de las compensadas en dinero.
1. Vacaciones disfrutadas en tiempo:
Sobre la base de liquidación para remunerar el disfrute de las vacaciones, el artículo 192 del CST establece:
“1. Durante el período de vacaciones el trabajador recibirá el salario ordinario que esté devengando el día en que comience a disfrutar de ellas. En consecuencia, sólo se excluirán para la liquidación de vacaciones el valor del trabajo en días de descanso obligatorio y el valor del trabajo suplementario en horas extras.
2. Cuando el salario sea variable las vacaciones se liquidarán con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan.”
En ese orden, las vacaciones disfrutadas por el trabajador se liquidan con el salario ordinario que esté devengando el día en que comience a disfrutarlas, cuando quiera que se trate de un salario fijo. Por el contrario, si se trata de salarios variables (por ejemplo, cuando el trabajador recibe comisiones), las vacaciones se liquidarán con el promedio de lo devengado en el año inmediatamente anterior.
2. Vacaciones compensadas en dinero:
Tratándose de la compensación en dinero de las vacaciones, el numeral 3 del artículo 189 del CST, indica:
“3. Para la compensación de dinero de estas vacaciones, en el caso de los numerales anteriores, se tomará como base el último salario devengado por el trabajador.”
Si bien la literalidad de la norma en cita pareciera dar a entender que en cualquier escenario (salarios fijos o variables), la liquidación de las vacaciones en dinero se debe realizar con base en el último salario devengado por el trabajador, este entendimiento no es el que ha acogido la Corte Suprema de Justicia en diferentes y reiteradas providencias, en las que ha señalado que para la liquidación de las vacaciones que se compensan en dinero la base corresponderá al salario que esté devengando el trabajador al día de su liquidación tratándose de salarios fijos, y, en caso de ser un salario variable, lo será el promedio de todo lo devengado en el último año de servicios.
Entre otras, se podrá consultar la sentencia SL5527 de 2018, reiterada en la providencia SL2224 de 2020 de la Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia.
Consideraciones adicionales para el empleador
Como empleador, es recomendable llevar un registro detallado de las vacaciones otorgadas, acumuladas y las compensadas, para poder cumplir con la normativa de manera eficiente. Además, considera las siguientes prácticas para evitar inconvenientes legales:
- Implementar un sistema de gestión de vacaciones: Un sistema organizado permite evitar errores y asegurar el cumplimiento de las normativas laborales.
- Comunicar claramente las políticas de vacaciones: Asegúrate de que todos los trabajadores conozcan las fechas límite para solicitar sus descansos, así como las posibles opciones de compensación en dinero.
- Mantener la flexibilidad: Aunque es importante que el empleador decida cuándo se disfrutan las vacaciones, ofrecer opciones de negociación con el trabajador puede mejorar la relación laboral.
Gestión de las vacaciones
El derecho a las vacaciones es indiscutible, pero su gestión adecuada es responsabilidad del empleador. Conocer las normativas, comprender los derechos de los trabajadores y aplicar las reglas de manera eficiente garantiza no solo el cumplimiento de la ley, sino también un ambiente de trabajo armonioso y productivo.
El empleo de un enfoque organizado y planificado para las vacaciones puede mejorar la productividad de la empresa, reducir conflictos laborales y garantizar el bienestar de los empleados sin afectar las operaciones. ¡No subestimes el impacto que unas vacaciones bien gestionadas pueden tener en tu empresa!
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