Claves del Proceso disciplinario laboral en Colombia

A la luz del ordenamiento jurídico colombiano, se prevé que el empleador puede sancionar disciplinariamente a los trabajadores a su cargo, cuando se compruebe que estos incumplan con los deberes generales, obligaciones y prohibiciones especiales contempladas en la ley, el reglamento interno de trabajo, contrato de trabajo, pacto o convención colectiva.

No obstante y previo a adoptar la decisión sancionatoria, la empresa debe citar a diligencia de descargos al trabajador, con el fin de garantizar su derecho al debido proceso, a la contradicción y a la defensa; dándole la oportunidad de controvertir y presentar las pruebas que considere pertinentes para desvirtuar los cargos que se le están imputados. Posteriormente, con las pruebas aportadas por el trabajador y las recaudadas por la empresa, se podrá determinar si hay lugar a la imposición de una sanción.

En efecto, el artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo establece que antes de aplicar cualquier sanción disciplinaria, el empleador debe darle la oportunidad de ser oído tanto al trabajador inculpado como a dos representantes del sindicato al que este pertenezca, de ser el caso.

En ese sentido, el proceso disciplinario laboral busca escuchar la versión de los hechos del trabajador respecto de una presunta falta, con el fin de esclarecer la situación ocurrida y eventualmente imponer una sanción disciplinaria.

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¿Qué es un proceso disciplinario laboral?

El proceso disciplinario laboral es el procedimiento interno que debe cumplir la empresa para investigar y esclarecer los hechos relacionados con presuntas irregularidades y/o faltas cometidas por los trabajadores en el desarrollo del contrato de trabajo. A través de este procedimiento se le da la oportunidad al trabajador de ser oído, controvertir las pruebas presentadas por el empleador y allegar las que estime convenientes, al cabo del cual el empleador podrá -o no- imponer una sanción disciplinaria.

Así las cosas, habrá lugar a un proceso disciplinario cuando se evidencie que un trabajador pudo haber incurrido en una falta o incumplimiento a las obligaciones y/o prohibiciones estipuladas en el reglamento interno de trabajo, contrato de trabajo, convención o pacto colectivo o cualquier política o procedimiento propio de la empresa.

Sentencia C-593 de 2014

A través de la Sentencia C-593 de 2014 la Corte Constitucional se pronunció sobre la constitucionalidad del artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo, norma que establece el procedimiento para imponer las sanciones disciplinarias dentro de la relación laboral, declarando la exequibilidad de la disposición, pero determinando el contenido mínimo del procedimiento disciplinario.

Directrices para un proceso disciplinario laboral eficiente

Para la correcta ejecución del proceso disciplinario laboral, el empleador debe guiarse por las directrices señaladas en la precitada sentencia C-593 de 2014:

1. Citación formal al trabajador: Una vez detectada una posible falta, el empleador debe comunicar al trabajador, mediante una citación formal y por escrito, la apertura de una investigación disciplinaria. Esta citación debe indicar claramente la fecha, hora y lugar en que el trabajador deberá comparecer para rendir explicaciones sobre las conductas o faltas que se le imputan. Este procedimiento es esencial en el proceso disciplinario laboral en la empresa privada, garantizando el debido proceso disciplinario laboral.​
2. Contenido de la comunicación: La comunicación debe contener el nombre completo del trabajador, una descripción detallada de los hechos objeto de investigación, la falta que se le imputa, la calificación provisional de las conductas como faltas disciplinarias y la posibilidad del trabajador de presentar las pruebas que considere pertinentes. Además, debe informarse al trabajador sobre su derecho a ser acompañado por dos miembros de la organización sindical, si está afiliado. Este paso es fundamental en el manual del proceso disciplinario laboral.​
3. Traslado de pruebas al imputado: Es obligatorio que el empleador traslade al trabajador todas las pruebas que fundamentan los cargos formulados. Esto permite al trabajador conocer y controvertir las pruebas en su contra, asegurando su derecho a la defensa dentro del debido proceso disciplinario laboral.​
4. Derecho a ser oído y a controvertir pruebas: Durante la diligencia de descargos, el trabajador tiene el derecho de ser oído y de controvertir las pruebas presentadas en su contra. Esta audiencia es una oportunidad para que el trabajador exponga su versión de los hechos y presente las pruebas que considere pertinentes. Es recomendable utilizar un modelo de descargos en el proceso disciplinario laboral para estructurar adecuadamente esta etapa.​
5. Levantamiento de acta formal: De la diligencia de descargos debe quedar un acta formal, en la que se evidencien las respuestas que dio el trabajador a las preguntas formuladas. Este documento, conocido como acta disciplinaria laboral, debe ser firmado por el trabajador y por la persona que condujo la audiencia, y es una prueba del cumplimiento del debido proceso disciplinario laboral.​
6. Pronunciamiento definitivo mediante acto motivado y congruente: Tras analizar los descargos y las pruebas presentadas, el empleador debe emitir un pronunciamiento definitivo mediante un acto motivado y congruente. Esta decisión debe estar debidamente fundamentada y reflejar una evaluación objetiva de los hechos y pruebas.​
7. Proporcionalidad de la sanción: Si se impone una sanción, esta debe ser proporcional a la falta cometida. La proporcionalidad es un principio fundamental en los procesos disciplinarios laborales, asegurando que las sanciones sean justas y adecuadas a la gravedad de la conducta.​
8. Regulación en el reglamento interno de trabajo: La empresa puede establecer en su reglamento interno de trabajo, o en la convención o pacto colectivo, un proceso disciplinario más detallado, así como determinar faltas leves y graves de acuerdo con el objeto social del negocio. Esta regulación interna debe estar alineada con las disposiciones legales y jurisprudenciales vigentes.

Sin perjuicio de lo anterior, debe mencionarse que la empresa podrá regular en el reglamento interno de trabajo o en la convención o pacto colectivo, un proceso disciplinario más detallado, así como determinar faltas leves y graves de acuerdo con el objeto social del negocio.

Procedimiento disciplinario laboral para terminar un contrato de trabajo con justa causa

La terminación del contrato de trabajo con justa causa es una medida que debe ser adoptada con cautela y siguiendo un procedimiento riguroso que garantice los derechos del trabajador. A continuación, se describen los pasos esenciales:​

1. Identificación de la causal de terminación: El empleador debe identificar claramente la causal de terminación del contrato, la cual debe estar contemplada en el artículo 62 del Código Sustantivo del Trabajo o en el reglamento interno de trabajo.
2. Notificación al trabajador: Se debe notificar al trabajador, por escrito, sobre la decisión de terminar el contrato de trabajo con justa causa, indicando los hechos que la motivan y la causal específica en la que se fundamenta
3. Audiencia de descargos: Aunque no siempre es obligatorio, es recomendable realizar una audiencia de descargos para permitir al trabajador ejercer su derecho a la defensa. En esta audiencia, el trabajador puede presentar sus argumentos y pruebas en contra de la decisión de terminación.
4. Decisión final y formalización del despido:
   Una vez analizados los descargos y las pruebas aportadas por el trabajador, el empleador debe tomar una decisión final, debidamente motivada, sobre si procede o no la terminación del contrato con justa causa. Esta decisión debe estar contenida en un documento formal en el que se consignen los hechos, las pruebas consideradas y la causal invocada. En este punto, es clave que el empleador respete el debido proceso disciplinario laboral, ya que una omisión podría invalidar el despido e implicar consecuencias legales como el pago de indemnizaciones o el reintegro del trabajador.
5. Entrega del acta disciplinaria laboral y liquidación:
   El despido debe quedar documentado en una acta disciplinaria laboral, que haga constar la decisión, las razones y los fundamentos legales. Además, el empleador debe entregar al trabajador su liquidación final con los conceptos adeudados (salario pendiente, vacaciones, cesantías, etc.). Este acto no exime al empleador de responder ante posibles reclamaciones si el trabajador considera que hubo irregularidades.
6. Custodia de documentos y seguimiento legal:
   Por buenas prácticas, toda empresa debe conservar en su archivo la documentación del proceso (citaciones, descargos, actas, pruebas, comunicaciones), ya que en caso de una demanda, estos documentos serán esenciales para demostrar que el despido fue legal y que se siguió el manual del proceso disciplinario laboral. Esta gestión documental también sirve como referencia para otros procesos disciplinarios laborales en el futuro.

Aspectos a tener en cuenta del Proceso disciplinario laboral en Colombia desde una mirada experta

Desde Álvarez Líevano Laserna consideramos fundamental tener en cuenta los siguientes aspectos de cara a los procesos disciplinarios:

1. La citación a diligencia de descargos debe constar por escrito, señalando expresamente la fecha, el lugar y la hora en la cual debe comparecer el trabajador para rendir sus descargos, precisando los motivos por los cuales pudo presentarse el incumplimiento y establecer la posibilidad de que se haga acompañar por dos representantes del sindicato cuando existiere afiliación del inculpado a alguna organización sindical.
2. El traslado del acervo probatorio puede ser realizado con la citación a la diligencia o en el momento en que esta es celebrada, situación de la que debe quedar constancia escrita -bastará mencionar en los estados de la diligencia las pruebas que son puestas de presente-.
3. Si se presenta el caso que el trabajador solicite un plazo adicional para presentar pruebas o documentos que considere pertinentes para soportar su defensa, la Empresa deberá analizar la posibilidad de concederle un término prudencial con ese propósito.
4. La empresa deberá notificar por escrito al trabajador sobre las medidas que se vayan a adoptar, ya sea para el archivo del proceso disciplinario o la imposición de la medida disciplinaria.
5. El empleador debe motivar la medida disciplinaria adoptada señalando los hechos que generaron el incumplimiento de las obligaciones legales, contractuales, convencionales y/o reglamentarias del trabajador.
6. Frente a la doble instancia en el proceso disciplinario, consideramos que la decisión de adoptar una medida disciplinaria es un acto del empleador emanado del poder subordinante, el cual no necesariamente debe contar con recursos, a menos que en la empresa se prevea un proceso disciplinario específico que así lo contemple v.gr. en convenciones o pactos colectivos de trabajo. Lo anterior, toda vez que el trabajador puede controvertir la decisión ante la justicia ordinaria, razón por la cual, si no se prevé procedimiento de instancia, se recomienda que en la notificación de la medida disciplinaria se haga mención a que, en caso de inconformidad con la decisión adoptada, el trabajador queda en libertad de acudir ante la jurisdicción ordinaria laboral.

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El principio de inmediatez

Otro aspecto a considerar en la realización de un proceso disciplinario es la aplicación del principio de inmediatez, pues su importancia radica en que para llamar a descargos y aplicar una sanción disciplinaria o tomar una determinación de dar por terminado su contrato de trabajo ante la configuración de una justa causa, es necesario que se obre de manera oportuna. Siendo así, una vez conocidos por el empleador los hechos que configuran la presunta falta disciplinaria se debe proceder con la mayor brevedad posible a dar apertura formal al proceso disciplinario.

Frente este aspecto, la Corte Suprema de Justicia precisó que la ausencia de tal principio de manera injustificada supone que el empleador exculpó o condonó la falta del trabajador, rompiendo así el nexo causal que debe mediar entre la falta y la sanción a imponer o la decisión de dar por terminado el contrato de trabajo con justa causa. (Sentencia del 5 de diciembre de 2018, Exp. 61157, M.P. Martín Emilio Beltrán)

Así, para evaluar el nexo causal que debe existir entre la fecha de comisión de la falta y la fecha en que se impone una sanción o se toma la decisión de dar por terminado el contrato de trabajo con justa causa, ni la ley ni la jurisprudencia han cuantificado el tiempo necesario para que se considere que no se quebrantó el principio de inmediatez, considerando que debe ser en un término razonable los cuales se valorarán acudiendo a parámetros objetivos.

Si bien el término “razonable” no resulta ser tan claro, lo que ha pretendido la jurisprudencia de la Alta Corporación es que se verifiquen las circunstancias de cada caso en particular, puesto que habrá situaciones en las que medie un término en el que el empleador investigue lo sucedido y se cerciore suficientemente acerca de la forma como ocurrieron los hechos constitutivos de la violación del contrato, y asimismo sobre otras circunstancias que puedan tener influencia en la decisión que vaya a tomar.