Flash News – 13 de septiembre de 2023: Modificación de Anexos Técnicos en la liquidación de la planilla J en la PILA

Modificación de Anexos Técnicos en la liquidación de la planilla J (pago de sentencias judiciales) en la PILA

El pasado 14 de agosto de 2023 se expidió por el Ministerio de Salud y Protección Social la Resolución número 1271 de 2023 que modificó los Anexos Técnicos de la Resolución 2388 de 2016, sobre el recaudo de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral a través de la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

Hay que recordar que los mencionados Anexos Técnicos constituyen la reglamentación técnica del funcionamiento del recaudo de los aportes al Sistema de Seguridad Social a través de la citada planilla, lo cual por sí mismo no contiene una descripción sustantiva de los derechos o desarrolla los mismos, pero sí fija las bases operativas y logísticas para la realización de los aportes.

Entre varias precisiones y aclaraciones, la más destacada corresponde a la aclaración que realizó la Resolución 1271 de 2023 en relación con la denominada “Planilla J” que es la utilizada para el pago de Seguridad Social en cumplimiento de una sentencia judicial, en virtud de la cual se restringen los períodos que se pueden reportar a través de la misma.

En efecto, la resolución aclara el funcionamiento de la planilla J en varias hipótesis, así:

1. Para el pago de sentencias que reconocen un “contrato realidad”:

El Ingreso Base de Cotización podrá ser inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente para el periodo que está liquidando, el periodo a reportar debe corresponder a abril de 1994 en adelante. En este caso, el aportante deberá reportar en el campo «8 – Número de la planilla asociada» del registro tipo 1, el número de la planilla con el cual el cotizante realizó el pago inicial, bien sea el número de la planilla física o de la que diligenció a través de PILA; de igual manera, deberá reportar en el campo «9 – Fecha de pago planilla asociada a esta planilla» la fecha de pago en la cual hizo el pago inicial.

2. Para el pago de sentencias por reliquidaciones:

El aportante deberá reportar los subsistemas determinados en la sentencia, bien sea salud, pensión, riesgos laborales y/o parafiscales; el Ingreso Base de Cotización podrá ser inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente, el periodo a reportar debe corresponder a abril de 1994 en adelante, a excepción de los aportes al Sistema General de Pensiones del régimen de prima media, los cuales son permitidos a través de este tipo de planilla para periodos posteriores a agosto de 2006.

Cuando el aportante utilice este tipo de planilla debe reportar en el campo «8 – Número de la planilla asociada» del registro tipo 1, el número de la planilla con el cual realizó el pago inicial bien sea el número de la planilla física o de la que diligenció a través de PILA; de igual manera, deberá reportar en el campo «9 – Fecha de pago planilla asociada a esta planilla» la fecha de pago en la cual hizo el pago inicial. Cuando el aportante, esté reliquidando más de un subsistema, y el pago inicial se haya realizado mediante planillas físicas, en el campo «8 – Número de la planilla asociada» del registro tipo 1, y en el campo «9 – Fecha de pago planilla asociada a esta planilla» se reportará la información de la Planilla del Sistema General de Pensiones.

Será responsabilidad del aportante suministrar la siguiente información:

• Tipo documento del aportante.
• Número de identificación del aportante.
• Digito de verificación del aportante.
• Número de la planilla asociada: Este Campo será obligatorio cuando se esté dando cumplimiento a una orden judicial por pago de factores salariales que no se tuvieron en cuenta en la liquidación inicial de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales o para el pago de aportes derivados de sentencias por contratos realidad. En este caso, el aportante registrará el número de la planilla con el cual realizo el pago inicial de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales).
• Fecha de pago planilla asociada a ésta planilla (AAAA-MM-DD).
• Periodo de pago para los sistemas diferentes a los de salud.
• Periodo de pago para el sistema de salud.
• Aportante exonerado de pago de aporte a salud, SENA e ICBF.
• Tipo cotizante.
• Subtipo de cotizante.
• Código de la administradora de pensiones a la cual pertenece el afiliado.
• Código EPS o demás EOC a la cual pertenece el afiliado.
• Código CCF a la cual pertenece el afiliado.
• Número de días cotizados al Sistema General de Pensión.
• Número de días cotizados a Sistema General de Seguridad Social en Salud.
• Número de días cotizados al Sistema General de Riesgos Laborales.
• Número de días cotizados a Cajas de Compensación Familiar.
• Salario Básico: En este campo el aportante deberá reportar el valor final del IBC definitivo para el cotizante.
• IBC Sistema General de Pensión (Cuando se trate de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales en cumplimiento a una orden judicial por pago de factores salariales que no se tuvieron en cuenta en la liquidación inicial de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, el IBC que se reportará será el IBC faltante al reportado inicialmente y el operador no hará validación frente al salario mínimo legal mensual vigente al periodo que se está pagando).
• IBC Sistema General de Seguridad Social en Salud: Cuando se trate de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales en cumplimiento a una orden judicial por pago de factores salariales que no se tuvieron en cuenta en la liquidación inicial de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral, el IBC que se reportará será el IBC faltante al reportado inicialmente y el operador no hará validación frente al salario mínimo legal mensual vigente al periodo que se está pagando.
• IBC Sistema General de Riesgos Laborales: Cuando se trate de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales en cumplimiento a una orden judicial por pago de factores salariales que no se tuvieron en cuenta en la liquidación inicial de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, el IBC que se reportará será el IBC faltante al reportado inicialmente y el operador no hará validación frente al salario mínimo legal mensual vigente al periodo que se está pagando.
• IBC cajas de compensación familiar: Cuando se trate de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales en cumplimiento a una orden judicial por pago de factores salariales que no se tuvieron en cuenta en la liquidación inicial de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, el IBC que se reportará será el IBC faltante al reportado inicialmente.
• Tarifa de aportes al Sistema General de Pensiones Puede ser la tarifa correspondiente al empleador, al trabajador o la tarifa completa, de acuerdo con lo determinado en la sentencia.
• Cotización obligatoria al Sistema General de Pensiones.
• Aportes al Fondo de Solidaridad Pensional – Subcuenta de Solidaridad: Es responsabilidad del aportante suministrar esta información de acuerdo con lo establecido en la Ley 797 de 2003 o aquella que la modifique o sustituya.
• Aportes a Fondo de Solidaridad Pensional – Subcuenta de Subsistencia: Es responsabilidad del aportante suministrar esta información de acuerdo con lo establecido en la Ley 797 de 2003.
• Tarifa de aportes Sistema General de Seguridad Social en Salud: Puede ser la tarifa correspondiente al empleador, al trabajador o la tarifa completa, de acuerdo con lo determinado en la sentencia.
• Cotización obligatoria Sistema General de Seguridad Social en Salud.
• Tarifa de aportes al Sistema General de Riesgos Laborales.
• Cotización obligatoria al Sistema General de Riesgos Laborales.
• Tarifa de aportes cajas de compensación familiar – CCF.
• Valor aporte cajas de compensación familiar – CCF.
• Tarifa de aportes SENA.
• Valor aportes SENA.
• Tarifa aportes ICBF.
• Valor aporte ICBF.
• Tarifa aportes ESAP.
• Valor aporte ESAP.
• Tarifa aporte MEN.
• Valor aporte MEN.
• IBC otros parafiscales diferentes a CCF: Cuando se trate de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales en cumplimiento a una orden judicial por pago de factores salariales que no se tuvieron en cuenta en la liquidación inicial de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales, el IBC que se reportará será el IBC faltante al reportado inicialmente.
• Valor intereses de mora sobre el valor total de las cotizaciones del período liquidado al Sistema General de Pensiones: El operador de Información liquidará el valor de los intereses de mora y será el aportante quien decidirá de acuerdo con lo establecido en la sentencia el valor que debe pagar.
• Valor intereses de mora sobre el valor total de las cotizaciones del período liquidado al Sistema General de Seguridad Social en Salud: El operador de información liquidará el valor de los intereses de mora y será el aportante quien decidirá de acuerdo con lo establecido en la sentencia el valor que debe pagar.
• Valor intereses de mora sobre el valor total de las cotizaciones del período liquidado al Sistema General de Riesgos Laborales: El operador de Información liquidará el valor de los intereses de mora y será el aportante quien decidirá de acuerdo con lo establecido en la sentencia el valor que debe pagar.
• Valor intereses de mora sobre el aporte a cajas de compensación familiar: El operador de información liquidará el valor de los intereses de mora y será el aportante quien decidirá de acuerdo con lo establecido en la sentencia el valor que debe pagar.
• Valor intereses de mora sobre el aporte al SENA: El operador de información liquidará el valor de los intereses de mora y será el aportante quien decidirá de acuerdo con lo establecido en la sentencia el valor que debe pagar.
• Valor intereses de mora sobre el aporte al ICBF: El operador de información liquidará el valor de los intereses de mora y será el aportante quien decidirá de acuerdo con lo establecido en la sentencia el valor que debe pagar.
• Valor intereses de mora sobre el aporte a la ESAP: El operador de Información liquidará el valor de los intereses de mora y será el aportante quien decidirá de acuerdo con lo establecido en la sentencia el valor que debe pagar.
• Valor intereses de mora sobre el aporte al MEN: El operador de Información liquidará el valor de los intereses de mora y será el aportante quien decidirá de acuerdo con lo establecido en la sentencia el valor que debe pagar.

El operador de información, a su vez, deberá validar que:

1. Los días reportados en los campos «36— Número de días cotizados a pensión», «37- Número de días cotizados a salud», «38- Número de días cotizados a Riesgos Laborales» y «39- Número de días cotizados a Caja de Compensación Familiar» deben estar comprendidos entre 1 y 30 cuando se esté realizando aporte a algún subsistema. Podrá ser cero cuando no se realice aporte a algún subsistema.
2. El Ingreso Base de Cotización reportado en los campos «42 — IBC Sistema General de Pensión», «43 — IBC Sistema General de Seguridad Social en Salud» y «44—IBC Sistema General de Riesgos Laborales» no podrá ser inferior a un (1) salario mínimo legal mensual vigente para el periodo que se está pagando o a la proporción de los días cotizados, ni superior a veinticinco (25) salarios mínimos legales mensuales vigentes para los casos de sentencias por reintegro.
3. Cuando se trate del pago de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral y Para fiscales en cumplimiento de una orden judicial por pago de factores salariales que no se tuvieron en cuenta en la liquidación inicial o por sentencias judiciales que declaren un contrato realidad, el Ingreso Base de Cotización reportado en los campos «42 — IBC Sistema General de Pensión», «43 — IBC Sistema General de Seguridad Social en Salud», «44 —18C Sistema General de Riesgos Laborales» podrá ser inferior al salario mínimo legal mensual vigente y no podrá ser superior a 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
4. Las tarifas reportadas deben corresponder a las legalmente permitidas para el periodo que se esté liquidando y pagando.
5. El tipo y número de identificación del aportante debe ser diferente al tipo y número de identificación del cotizante.
6. El tipo de cotizante permitido corresponderá a: «1-Dependiente», «2- Servicio Doméstico», «18- Funcionarios Públicos sin tope máximo de 18C», «19. Aprendices en etapa productiva»; «20. Estudiantes (Régimen Especial Ley 789 de 2002)», «21. Estudiantes de posgrado en salud», «22. Profesor de establecimiento particular», «30. Dependiente entidades o universidades públicas de los regímenes Especial y de Excepción», «31 Cooperados o precooperativas de trabajo asociado» «32. Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral», «51. Trabajador de tiempo parcial» y «55 – afiliado participe dependiente».
7. Cuando el pago de aportes al Sistema General de Pensiones esté dirigido a la Administradora de Pensiones Colpensiones, el aportante antes de utilizar esta planilla deberá solicitar a dicha administradora la liquidación de la sentencia judicial, para que los valores liquidados por Colpensiones sean los reportados en este tipo de planilla.

Conoce a continuación las implicaciones de la nueva disposición:

Si quieres conocer más sobre las implicaciones que trae esta Resolución para tu compañía, contáctanos.