Custodia de documentos laborales: ¿Cuánto tiempo debe conservarlos el empleador?

Importancia de la custodia de documentos laborales

En el ámbito empresarial, la conservación de documentos laborales es una responsabilidad crucial para los empleadores. Estos registros no solo sirven como respaldo en caso de auditorías o litigios, sino que también garantizan el cumplimiento de obligaciones jurisprudencialmente reguladas. En este artículo, abordaremos los plazos recomendados según el tipo de documentación y las mejores prácticas para su custodia y conservación. 

Reglas jurídicas aplicables en la conservación de documentos laborales

Documentación relacionada con seguridad y salud en el trabajo

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST) exige la custodia de ciertos documentos por un periodo específico. De acuerdo con el artículo 13 del Decreto 1443 de 2014, compilado en el Decreto 1072 de 2015, estos registros deben conservarse durante 20 años a partir de la finalización del vínculo laboral. Dentro de esta categoría se incluyen:

• Resultados de perfiles epidemiológicos y exámenes médicos (ingreso, periódicos y de retiro), salvo que sean gestionados por un médico especialista en seguridad y salud en el trabajo.
• Evaluaciones médicas realizadas con el propósito de monitorear riesgos laborales y su impacto en la salud de los empleados.
• Mediciones ambientales en el lugar de trabajo para la identificación y control de factores de riesgo.
• Registros de actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo.
• Historial del suministro de equipos de protección personal a los trabajadores.

Estos documentos son fundamentales para demostrar el cumplimiento de las disposiciones en materia de prevención de riesgos laborales y garantizar la trazabilidad de las condiciones de trabajo.

Otros documentos laborales y su plazo de conservación

En cuanto a la documentación general relacionada con la historia laboral de los trabajadores, no existe una norma específica que establezca un tiempo obligatorio de custodia en el sector privado. No obstante, el Archivo General de la Nación ha determinado que las entidades públicas deben mantener estos archivos durante 80 años. Aunque este criterio no es vinculante para el sector privado, puede servir como referencia.

Ahora y si bien empleadores privados han tenido como referencia para la conservación y custodia de documentos laborales el término indicado para los registros de seguridad y salud en el trabajo o inclusive el archivo general que aplica en el sector público, no puede perderse de vista que la jurisprudencia actual ha establecido que la conservación de las historias laborales -y especialmente de los documentos relativos a seguridad social- es INDEFINIDA.

Por ejemplo, se trae a colación:

1. Sentencia T470-2019 Corte Constitucional: Los empleadores y las entidades administradoras de pensiones deben conservar indefinidamente la información laboral de sus trabajadores.
2. Auto AL1198-2022 Sala Laboral de la Corte Suprema de Justicia: Los empleadores tienen la obligación de conservar la información laboral de sus trabajadores de manera indefinida.

Además, en una de nuestras noticias de ALLESTRADO estudiamos de manera particular una decisión de la Corte Constitucional, la cual podrás consultar aquí

Así, y sin perjuicio de los lineamientos corporativos que se establezcan, en lo relativo a seguridad social, debe tenerse en cuenta que los derechos pensionales son imprescriptibles, por lo que la estrategia más conservadora sería extender la custodia -por lo menos- durante el término que sugiere el criterio archivístico de las entidades estatales, esto es, 80 años.

Responsabilidad del empleador y gestión de archivos

Implementación de un sistema de archivo y retención documental

Dado que la legislación colombiana no establece un procedimiento obligatorio para la eliminación de documentos laborales en el sector privado, las empresas deben definir sus propias políticas internas al respecto. Para ello, es recomendable diseñar un sistema de archivo y retención documental que contemple:

• Clasificación de documentos según su relevancia legal y administrativa.
• Definición de plazos de conservación basados en normativa vigente y buenas prácticas.
• Mecanismos seguros para el almacenamiento físico o digital de los registros.
• Procedimientos adecuados para la destrucción de archivos que hayan cumplido su ciclo de conservación.

Implicaciones legales de la pérdida o destrucción de documentos

Las altas cortes colombianas han enfatizado la importancia de la conservación indefinida de la información laboral. En particular, la Corte Constitucional y la Corte Suprema de Justicia han señalado que, en caso de reclamaciones, el empleador debe garantizar la disponibilidad de los documentos, ya sea en su versión original o mediante la reconstrucción de los mismos. Esto refuerza la necesidad de adoptar medidas preventivas para evitar la pérdida de registros esenciales.

Recomendaciones para una gestión eficiente de documentos laborales

Para asegurar una adecuada custodia de la documentación laboral, los empleadores pueden considerar las siguientes estrategias:

• Implementar plataformas digitales para el almacenamiento y respaldo de documentos, minimizando el riesgo de extravío o deterioro.
• Establecer controles de acceso para garantizar la confidencialidad y seguridad de la información.
• Contratar servicios especializados en archivo y destrucción segura de documentos, en caso de que se requiera eliminar registros conforme a las políticas internas de la empresa.
• Mantener registros detallados de la entrega de documentos al trabajador al momento de la terminación del contrato, asegurando transparencia en el proceso.

El manejo adecuado de la documentación laboral no solo permite cumplir con las exigencias normativas, sino que también protege a las empresas de posibles reclamaciones futuras. Adoptar un enfoque estratégico en la gestión documental contribuirá a fortalecer la seguridad jurídica y la eficiencia administrativa dentro de la organización.