Hoy en día, y más aún en razón de la pandemia por el Covid-19, el trabajo a distancia se ha vuelto cada vez más común en muchas organizaciones. Las modalidades de trabajo a distancia, como el teletrabajo, el trabajo remoto y el trabajo en casa, brindan flexibilidad a los empleados y les permiten desempeñar sus funciones desde ubicaciones remotas. Sin embargo, estas modalidades también presentan desafíos específicos en términos de seguridad y salud en el trabajo.
En este artículo, explicaremos los requisitos y consideraciones clave para garantizar un entorno laboral seguro y saludable en cada una de estas modalidades.
Iniciemos
¿Qué es el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo?
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) es un procedimiento cíclico de obligatorio cumplimiento en Colombia que busca la prevención en lesiones y enfermedades originadas por las condiciones de trabajo.
Consiste en el desarrollo de un proceso lógico y por etapas, basado en la mejora continua, lo cual incluye acciones que van desde la planificación, hasta la auditoría y pasando por la documentación. Dentro de los conceptos claves se pueden destacar:
- Política de Seguridad y Salud en el Trabajo
- La organización como pilar de la prevención
- Planificación
- Implementación
- Evaluación contínua
- Auditoría
- Acciones de mejora
El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo tiene como fin la prevención del riesgo por medio del permanente análisis de las condiciones y el ambiente laboral que se presenta internamente en las organizaciones, lo que incluye la promoción del mantenimiento del bienestar físico, mental y social de los colaboradores.
Teniendo en cuenta lo anterior, se hace importante analizar la aplicación del SG-SST en las modalidades de trabajo a distancia existentes en Colombia.
Modalidad de Teletrabajo
El teletrabajo fue definido por primera vez en Colombia en la Ley 1221 de 2008 como una forma de organización laboral que consiste en el desempeño de actividades remuneradas utilizando como soporte las tecnologías de la información y comunicación, es decir, la realización de actividades laborales desde un lugar distinto al sitio habitual de trabajo.
Sin embargo, ¿Cómo puede el empleador garantizar la seguridad y salud de los teletrabajadores?
Así, y aunque esta modalidad ofrece ventajas en términos de flexibilidad y conciliación laboral, también plantea desafíos en cuanto a la seguridad y salud en el trabajo. A continuación, se presentan los requisitos y consideraciones más relevantes:
Requisitos y consideraciones
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Ergonomía y seguridad y salud en el trabajo
Es fundamental garantizar que el teletrabajador cuente con un entorno ergonómico adecuado. Esto incluye, por lo general, una silla y escritorio ergonómicos, correcta iluminación, instrucciones para evitar posturas incorrectas, así como recomendaciones y seguimiento sobre pausas activas para prevenir lesiones musculoesqueléticas.
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Comunicación y coordinación
Mantener una comunicación fluida y regular con el trabajador es esencial. Se deben establecer canales de comunicación efectivos para mantener al empleado actualizado sobre las tareas, pausas activas, recomendaciones ergonómicas y buenas prácticas, así como para resolver dudas y reportar cualquier incidencia.
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Prevención de riesgos laborales
El teletrabajador debe participar en actividades de prevención y promoción organizadas por la empresa, como capacitaciones sobre seguridad laboral, uso adecuado de equipos y prevención de riesgos ergonómicos. Además, deben estar familiarizados con los protocolos de emergencia y saber cómo actuar en caso de accidente o incidente.
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Puesto de trabajo
En cuanto al puesto de trabajo, la Guía Técnica para la Promoción de la Salud y la Prevención de los Riesgos Laborales en el Teletrabajo, expedida por el Ministerio del Trabajo, señala que el empleador debe realizar la verificación de las condiciones del lugar destinado al teletrabajo, para el cumplimiento de las condiciones de seguridad y salud en el trabajo con asesoría de su ARL. Por su parte, las ARL deben asesorar al empleador en la determinación de los riesgos presentados en el lugar de trabajo del teletrabajador, con el objeto de que se implementen los correctivos necesarios.
Sobre el particular, el artículo 2.2.1.5.15 del Decreto 1072 de 2015, adicionado por el Decreto 1227 de 2022, establece que la visita al puesto de trabajo podrá ser realizada de manera virtual o presencial por el empleador con asesoría de la ARL y previa coordinación con el trabajador cuando se determine su necesidad por parte del teletrabajador, el empleador o la ARL.
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Obligaciones en materia de riesgos laborales
En materia de riesgos laborales, deben tenerse en cuenta las disposiciones generales de la Ley 1562 de 2012 en apoyo con la Administradora de Riesgos Laborales. Se destacan, en todo caso las siguientes acciones básicas de conformidad con la normatividad vigente:
- Incluir el teletrabajo en la metodología para la identificación, evaluación, valoración y control de peligros y riesgos de la empresa o entidad, adoptando las acciones necesarias según su Plan de Trabajo anual del SGSST.
- Diligenciar el formulario adoptado para el desarrollo del teletrabajo, suministrado por la Administradora de Riesgos Laborales.
- Informar a la Administradora de Riesgos Laborales, la modalidad de teletrabajo elegida. En el caso de teletrabajo suplementario y autónomo, informar el lugar elegido para la ejecución de las funciones, así como cualquier modificación a ella. Para el caso de teletrabajo móvil, informar las condiciones en que se ejecutará la labor contratada.
- Para cualquier modalidad de teletrabajo, indicar a la ARL la jornada semanal aplicable, la clase de riesgo que corresponde a las labores ejecutadas y la clase de riesgo correspondiente a la empresa, entidad o centro de trabajo.
Modalidad Trabajo Remoto
La Ley 2121 de 2021 creó el régimen del trabajo remoto como una forma de ejecución del contrato de trabajo, pactada de manera voluntaria por las partes, y que podrá ser desarrollada a través de las tecnologías de la información existentes y nuevas, lo que implica que el contrato se efectuará en su totalidad de manera remota.
Así, el trabajo remoto es otra modalidad de trabajo a distancia, pero en el que el empleado no tiene interacción física con el empleador durante la totalidad del contrato laboral.
Ahora, y al igual que el teletrabajo, deben tenerse en cuenta los aspectos más relevantes en materia de seguridad y salud en el trabajo.
Requisitos y consideraciones
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Contrato de trabajo remoto
El contrato laboral debe contener cláusulas específicas que definan las funciones del trabajador, las condiciones físicas del puesto de trabajo y la entrega de los elementos necesarios para llevar a cabo sus tareas.
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Seguridad y salud en el trabajo
El empleador debe garantizar que se cumplan las condiciones necesarias en términos de seguridad y salud en el trabajo para el desempeño del trabajo remoto. Esto implica realizar evaluaciones de riesgos, implementar medidas de prevención y proporcionar información y capacitación adecuada al trabajador.
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Derecho a la desconexión laboral
Es fundamental proteger el derecho del trabajador remoto a la desconexión laboral. Se debe cumplir con la normatividad vigente (Ley 2191 de 2022) y fomentar el equilibrio entre la vida personal y laboral.
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Comunicación efectiva
Mantener una comunicación clara y efectiva entre el empleador y el trabajador remoto es esencial. Se deben establecer canales de comunicación adecuados para compartir información, resolver dudas y brindar apoyo, así como para reportar cualquier accidente o enfermedad laboral o situación de salud en la que se vea inmerso el trabajador.
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Obligaciones en materia de riesgos laborales
- Allegar a la ARL copia del contrato de trabajo y diligenciar el formulario adoptado para los efectos;
- Informar a la ARL el lugar elegido para la prestación del servicio, así como cualquier cambio de trabajo (Se debe indicar la jornada semanal, la clase de riesgo que corresponde a las labores ejecutadas y la clase de riesgo correspondiente a la empresa o centro de trabajo);
- Incluir el trabajo remoto en la metodología para la identificación, evaluación, valoración y control de peligros y riesgos de la empresa, adoptando las acciones necesarias según el Plan de Trabajo anual del SGSST;
- Dar a conocer a los trabajadores los mecanismos de comunicación para reportar cualquier novedad e instruir a los trabajadores sobre el reporte de accidentes o enfermedades laborales;
- Entregar al trabajador remoto copia del contrato de la política de SST;
- Verificar de forma virtual las condiciones de higiene y seguridad industrial del puesto de trabajo con la asesoría de la ARL;
- Incluir el puesto de trabajo en los planes y programas del SGSST;
- Ordenar la realización de las evaluaciones médicas ocupacionales de ingreso, periódicas, retiro y post incapacidad (Las evaluaciones médicas podrán ser realizadas por telemedicina conforme a lo establecido en la Ley 1419 de 2010 y la Resolución 2654 de 2019).
Modalidad Trabajo en Casa
La Ley 2088 de 2021 definió el trabajo en casa como “la habilitación al servidor público o trabajador del sector privado para desempeñar transitoriamente sus funciones o actividades laborales por fuera del sitio donde habitualmente las realiza, sin modificar la naturaleza del contrato o relación laboral o legal y reglamentaria respectiva, ni tampoco desmejorar las condiciones del contrato laboral cuando se presenten circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que impidan que el trabajador pueda realizar sus funciones en su lugar de trabajo, privilegiando el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones”.
Esta modalidad fue reglamentada por el Decreto 649 de 2022, norma que explica que se deben entender por circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales aquellas situaciones extraordinarias y no habituales, que se estime son superables en el tiempo y atribuibles a hechos externos a la relación de trabajo.
Ahora, y a pesar de tratarse de una modalidad de trabajo a distancia temporal, lo cierto es que el empleador no puede dejar de lado la vigilancia y control de los riesgos laborales.
Requisitos y consideraciones
- Condiciones de trabajo
El empleador debe verificar que el lugar de trabajo en casa cumpla con las condiciones necesarias en términos de ergonomía, iluminación y seguridad. Esto incluye proporcionar los equipos y herramientas adecuados, así como establecer pautas para su correcto uso.
- Comunicación y coordinación
Mantener una comunicación regular y efectiva con el trabajador es fundamental, razón por la cual se deben establecer canales de comunicación claros y fomentar la colaboración y el intercambio de información.
- Cumplimiento normativo
Tanto el empleador como el trabajador deben cumplir con las obligaciones establecidas en el Decreto 649 de 2022, que incluyen la comunicación a la ARL, la protección del derecho a la desconexión laboral y la inclusión del trabajo en casa en los planes y programas de seguridad y salud en el trabajo.
En efecto, de manera previa a la concesión del trabajo en casa, el empleador debe comunicar a la ARL la aplicación de esta figura, indicando la dirección en la cual el trabajador desarrollará la labor y el periodo por el cual se otorgó y diligenciando el formulario adoptado para tal fin y suministrado por la ARL.
- Obligaciones del trabajador
- Procurar el cuidado integral de su salud y suministrar información clara, veraz y completa sobre cualquier cambio que afecte o pueda afectar su capacidad para trabajar.
- Participar en las actividades de prevención y promoción organizadas por la empresa, el COPASST o el vigía ocupacional.
- Reportar incidentes y accidentes de trabajo e incapacidades, cumplir con todas las obligaciones del art. 22 del Decreto 1295 de 1994 y atender las recomendaciones del empleador y la ARL.
- Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones del SGSST.
- Utilizar los elementos de protección personal y participar en los programas y actividades de promoción y prevención.
Conclusión
Las modalidades de trabajo a distancia presentan desafíos particulares en términos de seguridad y salud en el trabajo, siendo fundamental que los empleadores y los trabajadores cumplan con los requisitos y obligaciones específicas para garantizar un entorno de trabajo seguro y saludable.
Lo anterior implica para las empresas la necesidad de proporcionar los recursos necesarios, promover la ergonomía y la salud en el trabajo, fomentar la comunicación efectiva y cumplir con las regulaciones pertinentes. Al abordar estos desafíos de manera adecuada, se puede lograr un equilibrio entre la flexibilidad del trabajo a distancia y la protección de la seguridad y salud de los trabajadores.