La Corte Constitucional recordó los deberes de custodia de los archivos laborales, que recaen sobre los empleadores y las administradoras de pensiones.
Distrito Judicial: Corte Constitucional
Tipo de Proceso: Acción de tutela
Sede o Instancia: Revisión de tutela
Fecha de decisión: Septiembre de 2024
Tema: Custodia de la historia laboral
Fallo: Revoca sentencia y concede amparo constitucional
SÍNTESIS DE LOS HECHOS
La ciudadana de 65 años de edad y cuidadora de su nieta de 29 años en situación de discapacidad, formuló acción de tutela en contra de la empresa y Colpensiones para que se amparara su derecho fundamental al derecho de petición, a la seguridad social, al mínimo vital y a la vida digna y, en consecuencia, ordenar a Colpensiones ejercer acción de cobro contra el empleador y a este último a pagar el cálculo actuarial requerido con el objeto de que las semanas no reportadas pudiesen tenerse en cuenta en su historia laboral.
Fundó sus pretensiones en que laboró para la compañía accionada en dos periodos. Primero, del 16 de noviembre de 1982 al 30 de enero de 1990 y, segundo, del 01 de febrero de 1990 al 13 de mayo de 1993 desempeñándose como consejera de belleza según certificado laboral. Sin embargo, una vez revisada su historia laboral en esta no contenía las semanas entre el 16 de noviembre de 1982 y el 22 de noviembre de 1984.
En ese orden, solicitó a Colpensiones la corrección de su historia laboral y a la empresa la certificación del pago de cotizaciones a pensión. En respuesta a ello, la compañía adujo no contar con dichos soportes en tanto la relación laboral había tenido lugar hacía mucho tiempo. Por su parte, la AFP le indicó que para dicho periodo no se encontró registro de afiliación ni pagos por aportes pensionales a cargo del aportante referido.
La línea de defensa de la empresa se centró en que no contaba con ninguna prueba que acreditara que la relación laboral inició en 1982, como lo afirma la actora. Explicó que la dificultad radicaba en que los periodos laborales respecto de los cuales presuntamente, no se realizaron cotizaciones, tuvieron lugar hace más de 40 años. Por ello, los extremos de la relación laboral deberían ser discutidos en el escenario de la jurisdicción ordinaria laboral y no en un proceso de tutela.
Sostuvo que, la obligación de conservar información no es indefinida, según el artículo 60 del Código de Comercio pues, para el año 1984 el pago de aportes a seguridad social seguía siendo de tipo contable y por lo tanto afectada por las disposiciones mencionadas.
Colpensiones por su parte, señaló que las peticiones elevadas por la accionante habían sido resueltas en su integridad dejándole claro a esta que no existían registros de pago del empleador accionado y, coadyuvó en que la discusión propuesta debía dirimirse en la jurisdicción ordinaria laboral.
DECISIÓN DE PRIMERA INSTANCIA
El Juzgado Cuarto Laboral del Circuito de Bogotá a través de sentencia del 31 de enero de 2024 decidió negar el amparo de tutela.
Argumentó que, para realizar la corrección de la historia laboral, la actora debía acudir a la jurisdicción ordinaria laboral. Máxime cuando no se advirtió la existencia de un perjuicio irremediable que la afectara. De otra parte, indicó que en tanto la empresa respondió su petición el día 24 de enero de 2024, tampoco se había desconocido su derecho fundamental de petición.
DECISIÓN DE SEGUNDA INSTANCIA
El Tribunal Superior del Distrito Judicial de Bogotá, Sala de Decisión Laboral, mediante decisión del 07 de marzo de 2024, confirmó en su integridad la decisión del a quo constitucional por considerar que, aunque la petición no fue contestada en término, lo cierto era que luego de admitida la acción de tutela, la empresa accionada envió una comunicación a la accionante informándole que para determinar los extremos de la relación laboral era preciso recaudar una documentación importante. Con esa respuesta, dio por configurado un hecho superado. De otro lado, en lo relativo a la corrección de la historia laboral, informó que esta pretensión podía ventilarse en la jurisdicción ordinaria laboral, sobre todo cuando no se había acreditado la existencia de un perjuicio irremediable.
DECISIÓN DE LA CORTE SUPREMA DE JUSTICIA
El anterior expediente fue objeto de selección y reparto para su revisión por parte de la Sala Quinta de Revisión de tutelas de la Corte Constitucional, la cual, como fue informado en precedencia, una vez surtida, tuvo como resultado revocar las decisiones previas y conceder el amparo de los derechos fundamentales reclamados.
Frente al análisis de procedencia de la acción de tutela, el Tribunal Constitucional determinó que, aunque existiere otro medio de defensa judicial idóneo, la accionante y su familia cercana se encontraba en un alto grado de vulnerabilidad. De allí que pudiese asumirse que los mecanismos judiciales ordinarios con que contaba la señora accionante para reclamar la corrección de su historia laboral y el eventual reconocimiento de la pensión de vejez eran ineficaces. En consecuencia, la acción de tutela sí cumplía con los requisitos generales de procedencia, incluido la subsidiaridad.
Ahora, en lo que respecta al estudio del asunto, la Sala de Revisión advirtió que no sólo según la jurisprudencia constitucional sino de las reglas previstas en las normas laborales, los responsables del cuidado y custodia de la información laboral son los empleadores y las administradoras de pensiones. Por tanto, los empleadores públicos o privados deben iniciar acciones efectivas para reconstruir los archivos laborales que se han perdido o destruido y no le pueden trasladar dicha carga a su titular; lo anterior teniendo en cuenta los elementos probatorios allegados por el trabajador sobre los extremos de la relación laboral sin que para ello exista un estándar probatorio específico
Como respaldo de lo antedicho, memoró que esta Corporación en sentencia SU-182 de 2019 ya se ha referido al deber de custodia que recae en los empleadores respecto de documentación que contenga información laboral. Ha dicho que aquel deber se desprende del derecho constitucional al habeas data.
En este pronunciamiento, el Tribunal Constitucional advirtió que la información laboral puede resultar fundamental por cuanto tiene una relación inescindible con el derecho a la seguridad social, por lo que, ante la eventual pérdida de documentación por parte de empleadores, se puede configurar el desconocimiento de este derecho, específicamente cuando por dicha pérdida no sea posible reconocer ni pagar una pensión a una persona que la requiere.
De ahí que el deber de custodia y vigilancia de la información laboral de sus trabajadores no es nuevo para los trabajadores, a saber:
- Responsabilidad de las entidades de orden público: estas entidades han tenido conocimiento del deber de custodiar la información laboral de quienes prestan servicios al Estados, por disposición histórica de diversas normas. Por ejemplo: el Código de Régimen Político y Municipal -artículos 189 y 320-, la Ley 43 de 1913 -artículo 1-, el Decreto 1571 de 1998 o el Decreto 2842 de 2010 -artículo 12-.
Por ellos, en algunas ocasiones, la Corte ha ordenado que cuando se pierdan o destruyan archivos laborales, las entidades públicas deben seguir el trámite previsto en el artículo 126 del Código General del Proceso para reconstruirlos.
- Responsabilidad de los empleadores de orden privado: Del mismo modo, el deber de custodia también recae en los empleadores particulares por virtud de lo establecido en los artículos 57.7. y 264 del Código Sustantivo del Trabajo.
Con base en esos mandatos, la Corte ha ordenado a los empleadores particulares reconstruir archivos presuntamente perdidos o destruidos.
Ahora, ante la falta de claridad sobre el tiempo durante el cual deben conservarse los archivos laborales, la Corte ha recordado que el Ministerio de Trabajo propuso una interpretación analógica del término dispuesto por el artículo 60 del Código de Comercio: 10 años. No obstante, teniendo en cuenta que la información contable no es equiparable a los registros laborales de un trabajador – esto porque la ausencia de aquellos puede implicar la no materialización del derecho a la seguridad social de una persona-, la Jurisprudencia constitucional ha sostenido que el empleador tiene el deber de certificar el tiempo laborado sin importar el tiempo transcurrido desde la desvinculación hasta el día en que el trabajador solicite la certificación laboral. (Sentencia T-926 de 2013)
- Responsabilidad de las administradoras de pensiones: también se detuvo en señalar que las AFP son las principales llamadas a responder frente a las controversias que puedan surgir sobre las historias laborales, por lo que deben desplegar todas las actuaciones necesarias para garantizar la veracidad, claridad y precisión de las historias laborales. (Sentencia T-477 de 2023)
En esa media, se sostuvo en la tesis fijada por esta corporación según la cual es indiscutible que hay una obligación, tanto del empleador como en las AFP de velar por la correcta custodia, almacenamiento y disposición de los medios documentales que contengan información relevante sobre la trayectoria laboral de una persona, sea en el sector público o privado.
En el caso objeto de estudio, la Sala identificó que los certificados allegados por la actora no fueron tachados de falsos por la empresa específicamente cuando estos fueron conocidos por ella luego de que se surtiera el traslado de las pruebas recibidas por la Corte, por lo asumió la autenticidad de los mismo.
Así pues, en sede de revisión, como Tribunal de reemplazo la Corte concluyó que, al estar acreditados los extremos temporales de la relación laboral, la figura que se presentó en esta causa fue la omisión en la afiliación de la actora y por ello lo procedente era ordenar al empleador el pago del respectivo cálculo actuarial a Colpensiones, con el ánimo de que esta corrija su historia laboral, y estudie de nuevo si procedía el reconocimiento de la pensión de vejez.
Por tales motivos revocó los fallos revisados, mediante los cuales se declaró improcedente la acción de tutela y, en su lugar, concedió el amparo de los derechos fundamentales invocados por la accionante.