El trabajo a distancia en Colombia ha aumentado significativamente en los últimos años debido a la pandemia por el COVID-19 y las medidas de distanciamiento social implementadas para frenar su propagación.
En ese orden, muchas empresas han adoptado el trabajo a distancia como una forma de continuar sus operaciones, al evidenciar que su implementación ha reducido costos, generado mejor calidad de vida a los trabajadores y aumentado el rendimiento y producción.
En efecto, y a pesar de los desafíos que existen, tales como el cuidado de la salud mental, las diferentes formas de trabajar a distancia han tenido un impacto positivo en la productividad y la calidad de vida de los trabajadores colombianos. Muchos han reportado una mejora en el equilibrio entre la vida laboral y personal y una mayor flexibilidad para adaptarse a sus responsabilidades familiares.
Así, en general, el trabajo a distancia en Colombia ha demostrado ser una solución viable para muchas empresas y trabajadores. Sin embargo, es importante que se dé un cumplimiento efectivo a las regulaciones y normatividad vigente, con el fin de asegurar que los derechos laborales de los trabajadores sean garantizados, así como promover un ambiente laboral saludable y productivo.
En este artículo te daremos todos los detalles acerca de las diferentes figuras de trabajo a distancia actualmente vigentes -teletrabajo, trabajo remoto y trabajo en casa- con una visión experta junto a Carolina Otálora Van Houten, Asesora Laboral de la Firma con más de 6 años de experiencia en el área de derecho laboral y de la seguridad social, especialista en derecho laboral de la Pontificia Universidad Javeriana y magíster en derecho laboral y de la seguridad social de la misma institución; docente universitaria y columnista de medios especializados.
Comencemos.
¿En qué consisten las figuras de teletrabajo, trabajo remoto y trabajo en casa?
Estas son las tres figuras de trabajo “a distancia” o “trabajo virtual” que permiten que los trabajadores, a través de las tecnologías de la información y las comunicaciones -TIC, laboren por fuera de las instalaciones de la empresa.
En primera medida encontramos el teletrabajo, figura que se creó con la Ley 1221 de 2008, fue regulada por el Decreto 884 de 2012 y recientemente por el Decreto 1227 de 2022.
Posteriormente, en el 2020 se empezó a implementar el trabajo en casa, fundamentado en circulares del Ministerio del Trabajo y directrices de las distintas autoridades locales y nacionales que se expidieron en virtud de la pandemia por el COVID-19. No obstante, esta figura fue finalmente regulada a través de la Ley 2088 de 2021 y el Decreto 649 de 2022.
Por último, tenemos el trabajo remoto, modalidad que fue regulada por la Ley 2121 de 2021 y el Decreto 555 de 2022.
¿Cuáles son las principales diferencias entre el teletrabajo, trabajo remoto y trabajo en casa?
La primera gran diferencia consiste en que el teletrabajo cuenta con 3 modalidades: autónomo, suplementario y móvil. El teletrabajo autónomo y móvil permiten que el trabajador labore siempre por fuera de las instalaciones de la Compañía, mientras que el teletrabajo suplementario implica que el colaborador labore 2 o 3 días desde su domicilio o lugar escogido y los días restantes desde la oficina.
A su vez, el trabajo remoto solamente contempla la prestación del servicio 100% virtual, es más, las normas que lo regulan establecen situaciones limitadas y taxativas en las que se puede exigir al trabajador que se presente en las instalaciones de la empresa. Incluso, el trabajo remoto invita a que el contrato de trabajo sea firmado de manera virtual.
Finalmente, el trabajo en casa solo puede concederse cuando existan circunstancias ocasionales, excepcionales o especiales que atiendan a situaciones extraordinarias, y no habituales y que se estime son superables en el tiempo, atribuibles a hechos externos y extralaborales que impidan que el trabajador pueda asistir a su lugar habitual de trabajo. Esta modalidad es temporal, pues puede habilitarse por 3 meses prorrogable por otros 3 meses, a menos que se mantenga la circunstancia ocasional, excepcional o especial.
¿Cómo se debe formalizar entre el empleador y el trabajador las figuras de teletrabajo, trabajo remoto y trabajo en casa?
Tanto el teletrabajo como el trabajo remoto requieren de un acuerdo de voluntades, es decir, un documento en el que se plasme la decisión y voluntad de las partes de pactar la modalidad de teletrabajo o de trabajo remoto respectivamente.
No obstante, el trabajo en casa puede formalizarse por dos vías:
- Con la presentación de una solicitud del trabajador por escrito, indicando cuál es su situación excepcional o especial y la posterior aceptación por parte del empleador; o
- El empleador, ante la existencia de una circunstancia excepcional, especial u ocasional, puede unilateralmente notificar el trabajo en casa a través de una comunicación que cumpla con los requisitos exigidos en la norma.
¿Cómo se controlan los riesgos laborales en las modalidades de trabajo a distancia?
Las tres figuras deben incluirse en la metodología para la identificación, evaluación, valoración y control de peligros y riesgos de la empresa.
Adicionalmente, cuando se aplique cualquiera de estas figuras se deberá dar aviso a la Administradora de Riesgos Laborales.
Así mismo, es importante tener en cuenta que el Empleador continúa con sus obligaciones relacionadas con:
- Cumplimiento de la normatividad referente a los riesgos laborales.
- Garantizar el derecho a la desconexión laboral.
- Ordenar la realización de evaluaciones médicas ocupacionales.
A su vez, y en relación con el teletrabajo y el trabajo remoto, las normas exigen:
- Contemplar un puesto de trabajo dentro de los planes y programas de seguridad y salud en el trabajo.
- Verificar las condiciones de higiene y seguridad industrial del lugar destinado al trabajo a distancia con asesoría de la ARL.
- Generación de actividades de prevención y promoción en conjunto con el COPASST y ARL.
¿Cómo funciona la obligación del empleador de suministrar las herramientas de trabajo en las modalidades de trabajo a distancia?
Es obligación general del empleador, y así lo establece el Código Sustantivo del Trabajo, suministrar las herramientas de trabajo a sus colaboradores.
Sin embargo, en el Decreto 1227 del 2022 que regula el teletrabajo, se estableció que las partes podrán acordar que el trabajador disponga de sus propios equipos y herramientas y podrán pactar un valor mensual de compensación.
Igualmente, y en relación con el trabajo remoto, se determinó que las partes podrán pactar de mutuo acuerdo una compensación por el uso de las herramientas de trabajo propiedad del colaborador.
Finalmente, respecto del trabajo en casa, la norma señala que dentro de la comunicación que habilite esta medida se deberá indicar si las herramientas serán suministradas por el empleador o el trabajador.
¿Tiene el empleador la obligación de reconocer auxilios económicos en las modalidades de trabajo a distancia?
De acuerdo con las normas que regulan el teletrabajo, las partes podrán fijar el costo del auxilio mensual que compense los gastos de internet, telefonía y energía; sin embargo, textualmente se señala que el trabajador podrá asumir estos gastos, siempre que así se acuerde entre las partes.
A su vez, en el trabajo remoto, si bien se indicó que las partes podrán pactar de mutuo acuerdo el costo del auxilio que compense servicios de energía, internet y telefonía -que no podrá ser inferior al auxilio de transporte- lo cierto es que dentro de los requisitos de la formalización contractual, la norma estableció que necesariamente debe incluirse el “costo del auxilio que compensará los servicios de energía e internet y telefonía”. Por tanto, existe actualmente una discusión sobre la obligatoriedad o no de reconocer un auxilio económico en el trabajo remoto.
Finalmente, las normas que regulan el trabajo en casa no mencionan obligación de reconocer un auxilio adicional, precisando la Ley 2088 de 2021 únicamente que los trabajadores que devenguen menos de 2 SMLMV recibirán el auxilio de transporte a título de auxilio de conectividad digital, sin que estos sean acumulables.
¿Alguna de las figuras de teletrabajo, trabajo en casa o trabajo remoto, permite que el colaborador preste servicios en el exterior?
Las normas que regulan el trabajo remoto y teletrabajo expresamente indican que su aplicación se circunscribe a personas domiciliadas en el territorio nacional y que desarrollarán sus labores en Colombia.
Ahora, y si bien sería posible prever en el contrato de trabajo u otro si la prestación del servicio por parte del trabajador en el exterior, lo cierto es que se presentan problemáticas tales como: cobertura de las EPS y ARL, complicaciones en la solicitud de una pensión de invalidez, aplicación del principio de territorialidad, entre otras.
Sin perjuicio de lo anterior, debe tenerse en cuenta que el trabajo casa sí establece la posibilidad de laborar en el exterior, pero de manera temporal, debiendo el empleador garantizar que el trabajador esté afiliado y amparado por el Sistema de Seguridad Social Integral y pueda gozar de sus beneficios.